Tylko 32% projektów kończy się sukcesem (na czas, zgodnie z budżetem i wymaganiami), aż 44% projektów kończy się po walce z problemami (spóźnione, przekroczone koszty, nie spełnione wymagania), a 24% kończy się porażką (zostają zawieszone w trakcie realizacji lub dostarczone, ale nigdy nie wdrożone)[1]. Chociaż jest wiele przyczyn niepowodzeń w projektach, a zacytowany wcześniej raport podaje brak wsparcia kadry zarządzającej oraz brak zaangażowanie użytkownika na pierwszych miejscach, to wszyscy eksperci zarządzania projektami są zgodni, że nieodpowiednia komunikacja w zespole może zrujnować nasz projekt.

W niniejszym artykule chciałabym zaproponować 3 proste sposoby na usprawnienie komunikacji w zespole projektowym.

1. Stwórz jedno miejsce do przechowywania dokumentów i zarządzania komunikacją

Pewnie wszyscy się zgodzą, że e-mail nie najlepszym rozwiązaniem jeśli myślimy o sprawnej, dostosowanej do potrzeb komunikacji, ale czy rzeczywiście zastanawiamy się wysyłając kolejnego maila z kilkoma załącznikami? Osobiście dostaje około 200 e-maili dziennie, czyli 1000 tygodniowo, a około 2000 nieprzeczytanych wiadomości czeka na mnie po dwutygodniowym urlopie. Jeśli myślicie, że jestem w stanie je wszystkie przeczytać, to jesteście w błędzie. Część z tych komunikatów nigdy nie doczeka się mojej uwagi. Dodatkowo, czy kiedyś udało wam się policzyć ile czasu zajmuje przeszukiwanie skrzętnie porządkowanych folderów w celu znalezienia konkretnej wiadomości? Liczba 62 przeraziła mnie, a właśnie tyle mam aktywnych folderów po 7 latach pracy, przy czym stare, nieaktualne projekty zostały zarchiwizowane. Nie dziwię się więc, że niczego nie mogę znaleźć.

Dlatego też proponuje stworzyć jedno miejsce, gdzie będziemy przetrzymywać wszystkie dokumenty projektowe, a dodatkowo umożliwi nam wymianę informacji, prowadzenie dyskusji, czy to na jakiś interesujący nas temat, czy też w celu podjęcia decyzji. Nie ma nic bardziej irytującego jak odejście od komputera na 10 minut, a po powrocie wita nas 10 nieprzeczytanych wiadomości na ten sam temat – kilkuosobowy zespół zoorganizował burzę mózgów w celu rozwiązania ważnego problemu. Czytam ostatni mail z nadzieją, że zamyka on sprawę, a tu niespodzianka, zrodziło się kilka nowych pomysłów, więc można się spodziewać kolejnych przynajmniej dziesięciu nowych wiadomości.

Polecam więc przenieść tę dyskusję na jakieś inne forum. Na przykład The Hub (lub inna platforma itranetowa) jest rewelacyjnym rozwiązaniem zarówno do przechowywania i wersjonowania dokumentów jak i do wymiany zdań. Dodatkowo można ustawić otrzymywanie powiadomień na e-maila, czy telefon, kiedy w projekcie pojawia się nowy dokument do weryfikacji, czy też nowa dyskusja.

kusyk1
Rys.1 The Hub – publikacja harmonogramu projektu (po lewej) oraz udostępnianie raportów (po prawej)

W jednym z programów korzystam z bazy danych, gdzie znajdują się podstawowe informacje o projektach, można zamieścić linki do innych zbiorów dokumentów (foldery, sharepointy, wiki, blogi itp.), czy też dokumenty, a oprócz funkcji raportowania, każdy może dodać komentarz – np. dotyczący stanu zaawansowania projektu, potencjalnego problemu itp.

W projektach świetnie też sprawdza się CLARITY, a w przypadku zespołów agilowych JIRA. Nie martwcie się jednak, jeśli waszej organizacji nie stać na tak zaawansowane narzędzia, gdyż w dzisiejszym technologicznym świecie istnieją darmowe rozwiązania, które w odpowieni sposób zastosowane usuną wszystkie nasze bolączki związane z zapchanymi skrzynkami, czy brakiem informacji, a co za tym idzie motywacji i zaangażowania. W tegorocznej, letniej edycji English Summer Camp, z sukcesem stosujemy takie narzędzia jak KanbanFlow (Google Chrom), Trello, Droppox, czy Google docs. A ponieważ zespół nam się rozrósł, około 40-50 osób liczy zespół podstawowy, a w sumie pewnie jakieś 100 osób zaangażowanych i cały czas dołączają nowi wolontariusze, to podzieliliśmy się na 5 mniejszych zespołów „scrumowych”, które liczą 7-10 osób każdy.

Oprócz kilku ogólnych wytycznych dla całego projektu, typu praca w dwutygodniowych iteracjach, utrzymywanie aktualnej tablicy kanbanowej (Kannan Flow), wspólne spotkania scrum masterów i product ownerów oraz intergracyjne całego zespołu, każdy z zespołów zdecydował jak chce współpracować i się komunikować. I tak na przykład nasz zespół „eventowy” utworzył zamkniętą grupę na Facebooku i umówił się na zaglądanie na nią przynajmniej raz dziennie, dzięki czemu komunikujemy się prawie w czasie rzeczywistym i  unikamy sytuacji, kiedy ważna decyzja, czy opinia czeka na swoją kolej w czyjejś skrzynce e-mailowej.

Rys.2 KanbanFlow – przykładowa tablica kanbanowa
Rys.2 KanbanFlow – przykładowa tablica kanbanowa
Rys.3 Zamknięta grupa projektowa na Faceboku
Rys.3 Zamknięta grupa projektowa na Faceboku

2. Zidentyfikuj i pozwól na indywidualne preferencje dotyczące komunikowania

Kolejnym sposobem usprawnienia komunikacji w projekcie będzie dostosowanie jej do indywidulnych potrzeb członków zespołu projektowego. Jak mówi polskie przysłowie: „ilu Polaków tyle zdań” i to samo dotyczy naszych preferencji co do sposobu i czętotliwości komunikowania się. Niektórzy lubią komunikatory (Instant Messanger), inni skrytykowane wcześniej przeze mnie maile, jeszcze inni wolą spotkania przy kawie. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, żeby dogodzić wszystkim, albo przynajmniej wypracować jakiś kompromis w tej sprawie.

W poprzednim paragrafie przedstawiłam wachlarz możliwości, najważniejsze jednak, aby na początku projektu zidentyfikować preferencje, a następnie dostosować do nich komunikację. Moim zdaniem wypracowany wspólnie Plan Komunikacji jest jednym z najlepszych narzędzi jakie wymyślono dotychczas i stosuje go z sukcesem nie tylko w projektach, ale również w planowaniu komunikacji w zespołach biznesowych, czy lokalnych grupach społecznościowych, np. PMI Gdansk Branch.

Dobry Plan Komunikacji projektowej zawiera:

  • Kick off meeting
  • Role i odpowiedzialności
  • Spotkania dotyczące raportowania postępu/statusu i ich częstotliwość
  • Uzgodnione kanały/ narzędzia komunikacji – e-mail, czat, tele/videokonferencja, the Hub, itp.
  • Zdefiniowany poziom szczegółowości dostosowany do szczebla hierachii odbiorców
  • Zdefiniowane standardy komunikacji
  • Spotkanie podsumowujące projekt – „lesson learnt”
Rys.4 Plan Komunikacji - wzorzec
Rys.4 Plan Komunikacji – wzorzec

3. Włącz klienta/użytkownika końcowego do zespołu projektowego

Brak zaangażowania użytkownika, to jak wskazują wyniki badań Standish Group jedna z najważniejszych przyczyn porażek w projektach. Włącz kilenta, zarówno tego wewnętrznego jak i zewnętrznego do zespołu – niech zgłasza kolejne wymagania poprzez dostosowane do tego narzędzie, zamiast korzystania z maila, czy telefonu. Dzięki czemu zespół będzie mógł śledzić wszystkie dodatkowe wymagania, a klient pomyśli zanim dopisze kolejną swoją potrzebę.

Ułatwij klientowi zgłaszanie błędów – niech maile wysyłane na odpowieni, dedykowany do tego adres e-mailowy trafiają bezpośrednio do systemu projektowego i zostają automatycznie przypisane do kierownika, czy osoby odpowiedzialnej za jakość. Niech klient korzysta z tej samej tablicy projektowej co pozostali członkowie zespołu – niech ma możliwość zadania pytania, zgłoszenia swojej opinii itp. Dzięki takiej transparentności znacznie ograniczymy niezadowolenie, czy zaskoczenie zarówno ze strony klienta, jak i zespołu pod koniec projektu.

Te 3 proste techniki pomogą zbudować silny i efektywny zespół, a co najważniejsze utrzymać projekt na właściwym torze:

  1. Stwórz jedno miejsce do przechowywania dokumentów i zarządzania komunikacją
  2. Zidentyfikuj i pozwól na indywidualne preferencje dotyczące komunikowania
  3. Włącz klienta/użytkownika końcowego do zespołu projektowego.

Bibliografia:

[1] The Chaos Manifesto, The Standish Group International, 2012

PODZIEL SIĘ
Małgorzata Kusyk
Certyfikowy Project Manager PMP, od 13 lat z pasją i zaangażowaniem skutecznie zarządza projektami i zespołami projektowymi w Europie, Azji i Ameryce. Doświadczenie zdobywała zarówno w międzynarodowych korporacjach, jak i w rodzimych organizacjach. Obecnie partner zarządzający nowoczesnego biura zarządzania projektami AgilePMO.

1 KOMENTARZ

  1. Pani Małgosiu

    Gdyby ten artykuł był napisany w całości w języku polskim, być może byłby interesujący.
    Ze wszystkimi wtrąceniami z angielskiego jest niezrozumiały, sprawia wrażenie chaotycznego i odpychającego. Jak można użyć w planie komunikacji „Kick off meeting” a następnie „Role i odpowiedzialności”. Znajomość tego slangu nie nobilituje. Proszę się zdecydować albo Pani pisze po polsku albo po angielsku

ZOSTAW ODPOWIEDŹ