Przeczytaj pierwszą część artykułu: Budżet to podstawowe narzędzie zarządzania kosztami

Budżet jest bazą dla zarządzania kosztami. Zarządzanie kosztami ma na celu zapewnienie, że projekt zostanie zrealizowany zgodnie z założonym budżetem. Zarządzanie kosztami obejmuje procesy:

  • określanie zasobów ludzkich, materiałowych, maszynowych potrzebnych dla realizacji projektu,
  • estymację kosztów tych zasobów w ilościach potrzebnych dla projektu
  • budżetowanie, czyli alokację zasobów do poszczególnych jednostek pracy
  • kontrolę zmian w budżecie

Zarządzanie kosztami w zarządzaniu projektami koncentruje się głównie na zasobach potrzebnych do realizacji projektu. Poniżej przedstawiamy 4 wymienione procesy.

Proces 1: Planowanie zasobów

Proces ten ma na celu określenie jakie fizyczne zasoby (ludzie, wyposażenie, materiały) i w jakich ilościach powinny zostać użyte dla wykonania działań założonych w projekcie.

Wejścia:

  • struktura projektu
  • informacje historyczne
  • deklaracja zakresu
  • opis dostępności zasobów
  • polityki organizacyjne

Narzędzia i techniki:

  • metody eksperckie – korzystnie z pomocy innych działów lub jednostek, konsultantów, stowarzyszeń branżowych i technicznych, grup przemysłowych, itp.
  • identyfikacja alternatyw

Wyjścia:

  • wymagane zasoby – opis jakie typy zasobów są potrzebne i w jakich ilościach oraz dla którego elementu w strukturze projektu

Proces 2: Szacowanie kosztów

Szacowanie kosztów polega na aproksymacji kosztu zasobów potrzebnych dla wykonania projektu. Jeżeli projekt jest wykonywany w ramach kontraktu, należy zwrócić uwagę na zależność między kosztem a ceną.

Wejścia:

  • struktura projektu
  • wymagane zasoby
  • cena zasobów – grupa przygotowująca szacunki musi znać koszty na jednostkę, np. koszt pracownika na godzinę lub koszt materiału na metr kwadratowy. Jeżeli aktualne ceny nie są znane, muszą zostać estymowane.
  • szacunki trwania działań
  • informacje historyczne
  • konta księgowe – struktura kont księgowych organizacji jest używana dla stworzenia raportów finansowych. Prognozy kosztów projektu muszą zostać zaklasyfikowane do właściwej kategorii kosztów

Narzędzia i techniki:

  • estymowanie analogii
  • modelowanie parametryczne – wykorzystuje charakterystyki projektu w modelu matematycznym dla przewidywania kosztów projektu. Model taki może być prosty lub złożony, zależnie od rodzaju projektu oraz przyjętej liczby zmiennych. Precyzja wyników zależy od posiadanych informacji historycznych, łatwości kwantyfikacji parametrów oraz możliwości skalowania modelu
  • estymacja szczegółowa – w tej technice szacuje się koszty poszczególnych elementów pracy, a następnie sumuje sieje (roluje) dla uzyskania sumy kosztów projektu. Im niniejsze elementy pracy tym bardziej rośnie poprawność i koszt (rezygnacja z efektu synergii), dlatego konieczne jest rozpatrzenie poziomu szczegółowości
  • oprogramowanie – obecnie jest szeroko używane dla planowania kosztów

Wyjścia:

  • szacunki kosztów – prezentują koszty zasobów potrzebnych w projekcie. Koszty muszą zostać oszacowane dla wszystkich zatrudnionych zasobów. Najczęściej koszty wyrażany jest w jednostkach pieniężnych dla ułatwienia porównań między różnymi projektami.
  • dodatkowe informacje – opis zakresu prac estymacyjnych (powiązane ze strukturą projektu), dokumentacja podstaw wyliczeń, dokumentacja założeń, określenie dokładności możliwych rezultatów. Rodzaj tych informacji zależy od obszaru zastosowania
  • plan zarządzania kosztami – zasady zarządzania odchyleniami i zmianami do planu

Proces 3: Budżetowanie

Budżetowanie obejmuje alokację ogólnych szacunków kosztów do poszczególnych elementów pracy w celu stworzenia linii ogólnego poziomu kosztów, która później umożliwi mierzenie wykonania projektu.

Wejścia:

  • szacunki kosztów
  • struktura projektu
  • terminarz projektu

Narzędzia i techniki:

  • narzędzia i techniki estymacji kosztów – podobne, jak w etapie szacowania kosztów

Wyjścia:

  • ogólny poziom kosztów – jest to linia na wykresie czasu pokazująca podzielony na okresy czasu budżet projektu, która jest wykorzystywana do monitorowania wykonania kosztów w projekcie. Jest to rodzaj dystrybuanty (na osi rzędnych są wartości skumulowane) przyjmującej najczęściej kształt krzywej typu S. W większych projektach wykreśla się kilka takich linii dla ukazania różnych aspektów wykonania kosztów

Proces 4: Kontrola kosztów

Kontrola kosztów jest powiązana z ogólnym nadzorem zmian. Polega na monitorowaniu wykonania kosztów, detekcji odchyleń od planu, zapewnieniu właściwego przeprowadzenia zmian, zapobieganiu niewłaściwym zmianom. informowaniu. Krótko mówiąc polega na ciągłym pytaniu „dlaczego?”.

Wejścia:

  • ogólny poziom kosztów
  • raporty wykonania
  • żądania zmian
  • plan zarządzania zmianami

Narzędzia i techniki:

  • system nadzoru zmian kosztów – powiązany z ogólnym systemem nadzoru
  • pomiary wykonania
  • dodatkowe planowanie
  • oprogramowanie

Wyjścia:

  • zmiany do szacunków kosztów
  • zmiany w budżecie
  • działania korygujące
  • prognoza kosztu projektu – prognoza całkowitego kosztu projektu oparta na wykonaniu tego projektu
  • zdobyta wiedza
PODZIEL SIĘ
Redakcja 4PM.pl
Misją 4PM.pl jest pomaganie Project Managerom w ich codziennej pracy poprzez dostarczanie informacji i wiedzy z zakresu zarządzania projektami.

BRAK KOMENTARZY

ZOSTAW ODPOWIEDŹ