Na temat audytów można znaleźć sporo publikacji oraz literatury. Audyty nas niemalże otaczają. Są wszędzie, w każdej firmie, w każdym przedsiębiorstwie. Spotykamy się z audytami finansowymi, energetycznymi, ekologicznymi, jakościowymi, personalnymi, audytami procesów, produktów itd.  Niektórzy z nas je lubią i widzą w nich samo dobro, inni dokładnie na odwrót, uważają je za element niepotrzebny. Audyty od zawsze budziły wiele kontrowersji. Ja osobiście mam mieszane uczucia co do tej formy badania. Nie jestem ich wielkim zwolennikiem, ale także nie traktuję ich jako zła koniecznego. Wiem, że są potrzebne i od kilku lat staram się je tak prowadzić i tak tworzyć cały proces z nimi związany, aby dawały firmie jak największą wartość dodaną. Aby to móc zrealizować, należy na wstępie, zidentyfikować słabe i mocne strony badania audytowego.

Niewątpliwie do kategorii słabości można zaliczyć subiektywizm. Audyt i jego wynik są bardzo zależne od człowieka, od jego opinii i oceny. Jestem przekonany, że każdy kto brał udział w audycie, jako strona audytowana, przekonał się o tym „na własnej skórze”. Ten sam element weryfikowany przez kilku audytorów zostanie zinterpretowany na kilka różnych sposobów. Raczej nie ma problemów z interpretacją „grubych” zaniedbań typu nadzór nad przyrządami kontrolno-pomiarowymi, zarządzenia materiałem niezgodnym, czy też nadzór nad dokumentacją. Problem pojawia się kiedy tematem staje się sposób realizacji procedury, czyli jej wdrożenia i stosowania. Często audytorzy oceniają rozwiązanie, na przykład, w jaki sposób zarządza się materiałem niezgodnym. Porównują wówczas omawiany sposób realizacji tego fragmentu procesu, z rozwiązaniem, albo ze swojej firmy lub podpatrzonym w innych przedsiębiorstwach i na podstawie takiego porównania wydają „osąd”.

Drugim problemem jest zbyt duże skupienie się na dokumentacji. Kilkakrotnie uczestniczyłem w audycie, gdzie audytor spędził na produkcji łącznie 30 minut, a resztę czasu (audyt był 2 – dniowy) w sali konferencyjnej nad procedurami, tak jakby spisane procedury, czy instrukcje miały poprawić stan rzeczy i zagwarantować Klientowi dobrą jakość produktu.

Kolejnym elementem, który nie pomaga w wyciągnięciu z audytów tego co dobre, jest brak zaangażowania na wszystkich szczeblach organizacji, a w szczególności najwyższego kierownictwa. Dyrektor w jednej firmie robiąc obchód po produkcji, robił zdjęcia pokazujące nie przestrzeganie standardów w związku z czystością. Brudne maszyny, posadzka i inne elementy infrastruktury.  Oczywiście wszystkie zdjęcia wysłał do Kierowników z jasną informacją, ze jest to nieakceptowane i należy szybko coś z tym zrobić. Trzy tygodnie później w bezpośrednim przygotowaniu do pierwszej wizyty przyszłego Klienta, powyższe uwagi Dyrektora zostały wpisane w action plan. Kiedy Dyrektor dowiedział się, że te prace porządkowe mogą być wykonane, ale w ramach nadgodzin, skwitował to stwierdzeniem: „nie robimy tego, zróbcie wszystko, żeby dokumentacja systemowa była ok.”. Oczywiście brak zgody wynikał z konieczności zapłacenia kilku złotych za wypracowane nadgodziny z tytułu sprzątania. Pomijam już fakt dlaczego do takiego stanu doszło i dlaczego nie można było tego ogarnąć w godzinach pracy.

To jeden przykład odnośnie zaangażowania, a raczej jego brak od strony najwyższego kierownictwa. Nie wspomnę już o zaangażowaniu i przeglądach raportów z audytów wewnętrznych. Mam wrażenie, że tym rodzajem audytu przejmują się często tylko Pełnomocnik ds. systemu i ewentualnie Kierownik Jakości.

W audytach wewnętrznych,  należy wspomnieć o tak zwanym „kolesiostwie”. Pobłażanie, tuszowanie problemów i ukrywanie miejsc do poprawy to bardzo często elementy „kolesiostwa”. „Nie dam Tobie niezgodności bo jesteś moim kumplem, ale popraw to i tamto”. Innym przejawem takiego postępowania jest „wiara na słowo”. „Czy masz plan przeglądów maszyn?”. „Tak mam” – standardowa odpowiedź Kierownika utrzymania ruchu. Zaraz po takiej krótkiej wymianie zdań, audytor przechodzi do kolejnego elementu, kolejnego pytania. Ufa bezgranicznie koledze i nie czuje potrzeby zweryfikowania tej odpowiedzi. Wszystko dlatego, aby móc jak najszybciej zakończyć audyt i nie zawracać sobie wzajemnie głowy. Dodatkowo jeśli nie zapisze niezgodności to i raport będzie łatwiej opracować. Ot, cała prawda o audytach wewnętrznych.

Dość przedstawiania tematu w czarnych barwach. Zastanówmy się co musiałoby zaistnieć, aby audyty miały sens i przynosiły maksimum korzyści.

Po pierwsze, to zrozumienie tego, że podczas audytu weryfikujemy funkcjonowanie systemu, a nie pracę człowieka. Rozdzielając te dwa elementy prawdopodobnie uda nam się zredukować stres i strach u pracowników, wobec audytów. Eliminacja strachu zapewne wpłynie pozytywnie na zachowania tych osób. Staną się oni bardziej otwarci i życzliwi wobec tej formy badania. Pamiętajmy, tam gdzie jest strach lub jeszcze gorzej, zarządzanie przez strach, tam jest fałszowanie danych i ukrywanie problemów. Zrozumienie przez audytowanych powyższego założenia ukierunkowanego na funkcjonowanie systemu, może także przyczynić się do częściowej eliminacji „kolesiostwa”. Jednak całkowita eliminacja tego elementu zależy w stu procentach od profesjonalizmu audytorów.

Najważniejszym elementem jest przekonanie, że audyt jest jednym z narzędzi ciągłego doskonalenia, że służy identyfikacji słabych stron naszego systemu, procesu, produktu oraz ich eliminacji, za nim ten błąd przyczyni się do wygenerowania większego problemu, na przykład reklamacji, wycofania produktów z rynku.

W stosunku do audytów wewnętrznych oczekujemy, że niedoskonałości naszego systemu zostaną zidentyfikowane przed audytami klienta i/lub jednostek certyfikujących. Pamiętajmy, wewnętrzna identyfikacja niedoskonałości, mniej boli.

Żeby audyty stały się częścią kultury naszego przedsiębiorstwa należy je praktykować. Wykonywać je regularnie, z pełnym zaangażowaniem, a wyniki powinny być omawiane wspólnie przez najwyższe kierownictwo. Wówczas Dyrekcja da jasny sygnał, że taka forma ciągłego doskonalenia jest dla przedsiębiorstwa bardzo ważna. Zaś wspólna identyfikacja działań korygujących i zapobiegawczych, utwierdzi wszystkich w tym przekonaniu.

Zróbmy na koniec, krótkie podsumowanie zarówno słabości oraz potencjalne sposoby jak te słabości zwalczyć.

Słabe punkty:

  • brak zaangażowania najwyższego kierownictwa
  • kolesiostwo
  • subiektywna ocena
  • przekładanie terminów, bo zawsze jest coś ważniejszego do zrobienia
  • obawa negatywnej interpretacji wyniku audytu przez przełożonego
  • niechęć do dodatkowej pracy wynikającej z pisania raportu, czy też wdrażania działań korygujących

Jak zapobiegać powyższym słabościom:

  • regularnie prowadzić audyty, aby „oswoić” wszystkich z tym procesem i wyrobić w sobie dobre podejście do interpretowania niezgodności (wypracowanie obiektywizmu)
  • omawiać wyniki audytów w obecności najwyższego kierownictwa, np. miesięczne podsumowania oraz wspólne definiowanie działań korygujących
  • zastosowanie metody PLANES do opisu niezgodności (wypracowanie obiektywizmu)
  • zbudować dużą grupę audytorów o podobnych kompetencjach i w etapie początkowym prowadzić ich z wykorzystaniem audytora doświadczonego

Wszystkim tym, którzy chcą się zmierzyć z wdrożeniem procesu audytów wewnętrznych u siebie w firmie pozostaje życzyć dużo cierpliwości i konsekwencji w działaniu. Stworzenie dobrego procesu, pozbawionego powyższych, słabych punktów, jest na pewno możliwe.

PODZIEL SIĘ
Miłosz Mróz
Z wykształcenia fizyk, z zawodu Kierownik Jakości. Od początku swojej drogi zawodowej związany z jakością. Przez wiele lat doświadczenie i wiedzę z zakresu jakości zdobywał w branży motoryzacyjnej, następnie szlifował ją w branży AGD. Obecnie kierownik działu jakości w międzynarodowej korporacji z branży farmaceutycznej. Pasjonat tego co robi i ekspert w swojej dziedzinie. Autor wielu artykułów z dziedziny jakości. Od 2008 roku niezależny trener i konsultant, prowadzący szkolenia między innymi z zakresu Minitab, Six Sigma, APQP, PPAP, PFMEA, Zarządzanie projektami, Analiza przyczyny źródłowej, MSA, SPC, Planów Kontroli, Planowanie eksperymentu, VDA 2, VDA 6.3 oraz wdrażania ISO 9001 i ISO/TS 16949.

BRAK KOMENTARZY

ZOSTAW ODPOWIEDŹ