Efektywny zespół – etapy tworzenia zespołu

0
7183

Wyrózniamy 4 fazy tworzenia zespołu:

Faza pierwsza

Na tym etapie ludzie z różnymi oczekiwaniami, potrzebami i doświadczeniami rozpoczynają wspólną pracę. Dojrzałość funkcjonalna (w zakresie kompetencji) oraz dojrzałość psychologiczna (w zakresie utrzymywania relacji z ludźmi) są niewielkie. Ponieważ uczestnicy nie znają się między sobą, wymagają od osoby kierującej dookreślania struktur, ról, wzajemnych zależności, jak również norm bowiązujących w grupie. Grupa wymaga też zarówno jasnego określenia celów swojej działalności, jak i klarownego podawania zadań.

Na tym etapie ujawnia się duże zapotrzebowanie na informacje zwrotne na temat sposobu wykonywania zadań przez każdego z uczestników. Ponieważ dojrzałość w zakresie kompetencji jest jeszcze niewielka, każdy z uczestników potrzebuje przede wszystkim informacji na temat swojego funkcjonowania – co robi dobrze, co źle i co może robić, by lepiej wykonywać swoje zadania. Ważne by informacje były jak najbardziej szczegółowe, a zespół na każdym etapie zadania dokładnie kontrolowany. Stąd niebywale ważna na tym etapie jest rola lidera, który kontroluje, dostarcza informacji zwrotnych oraz stanowi ogniwo spajające członków grupy.

Faza druga

Na tym etapie dojrzałość funkcjonalna członków grupy jest znacznie większa, niż w poprzednim etapie. Większość członków grupy posiada już spore doświadczenie w zakresie wykonywanej przez siebie pracy. W związku z tym nie wymagają już tak dokładnego instruowania w zakresie konkretnych zadań, potrafią też sami ocenić jakość wykonanej przez siebie pracy. Nie wymagają też aż tak dużej kontroli – można zatem ograniczyć się do konsultacji na temat sposobu wykonania poszczególnych zadań i powierzyć im odpowiedzialność za ich wykonanie.

Jeżeli grupa ma nadal się rozwijać, należy stawiać przed nią zadania skonsultowane tak, by w toku ich wykonywania uczestnicy byli nawzajem od siebie zależni. Dzięki temu rozwija się proces wzajemnej współpracy, rozwija się też struktura komunikacyjna. Zadaniem lidera na tym etapie jest inicjowanie jak największej ilości bezpośrednich kontaktów między członkami grupy.

Faza trzecia

Na tym etapie grupa osiągnęła już dojrzałość funkcjonalną, dojrzewa teraz głównie w obszarze kontaktów międzyludzkich.

Większość członków grupy stanowią samodzielni specjaliści. W związku z tym nie wymagają już oni instruktażu, i w zasadzie mogą wykonywać większość zadań sami. Następuje zatem kolejne przesunięcie w zakresie odpowiedzialności za wykonywane zadania – członkowie grupy sami odpowiadają za swoją pracę. Grupa gwałtownie dojrzewa również w obszarze kontaktów interpersonalnych, co oznacza znaczny wzrost ilości konfliktów między członkami grupy (przy czym konflikty te nie dotyczą wizji, celów czy norm, dotyczą kontaktów międzyludzkich). W grupie ujawnia się tendencja do ujawniania i podejmowania konfliktów, pojawia się też zapotrzebowanie na skuteczne sposoby ich rozwiązywania.

W związku z tym głównym zadaniem lidera na tym etapie jest koncentracja na sprawach interpersonalnych  i pomoc w wypracowaniu sposobów rozwiązywania konfliktów. Na tym etapie jest on dla większości członków grupy partnerem, posiadającym jedynie nieco więcej władzy niż pozostali jej uczestnicy.

Faza czwarta

Na tym etapie mamy do czynienia z dojrzałym zespołem. Charakteryzują go następujące cechy:

  • jasno sprecyzowane cele i zadania, zarówno dla jednostek jak i całej grupy lub instytucji (znane, rozumiane i podzielane przez cały zespół),
  • sprawny przepływ informacji pomiędzy liderem i grupą (zadawanie pytań, słuchanie, wspólne wyciąganie wniosków) – komunikowanie się,
  • sprawny przepływ informacji pomiędzy współpracownikami – członkami grupy,
  • możliwość brania i dawania wsparcia o charakterze społeczno-emocjonalnym,
  • istnienie i akceptacja dla wspólnych wartości (norm, celów, oczekiwań, potrzeb) przez wszystkich członków grupy,
  • relacje grupowe nie utrudniają koncentracji na zadaniach – tworzą klimat twórczej współpracy, sprawny podział ról i funkcji w ramach przydzielonych zadań (uzgadnianie indywidualnych sugestii czy pomysłów w ramach realizacji określonego zadania),
  • umiejętności wykorzystywania i uwzględniania indywidualnych cech i predyspozycji w dzieleniu się zadaniami – mające na celu jak najlepsze wykorzystywanie wszystkich posiadanych przez członków grupy umiejętności (rozpoznawanie przez grupę indywidualnych uzdolnień, umiejętności i mocnych stron poszczególnych jej członków),
  • wymiany poglądów i współpracy (grupa nie popada w skrajność – z jednej strony brak tendencji do przekształcania się w grupę towarzyską, z drugiej strony nadmierna sztywność i wzajemne animozje nie zakłócają pracy). Zadaniem lidera na tym etapie jest obserwowanie grupy (czy i jak sobie radzi z powierzanymi jej zadaniami). Ważne jest jednak, by powstrzymywał się od nieuzasadnionych ingerencji i pozwalał członkom grupy na swobodne działanie.

Zasady dobrej komunikacji z zespołem

  • Informuj ludzi o zmianach
  • Wprowadzaj procedury i proste kryteria, gdy jakieś czynności są niejasne
  • Pytaj zespół o zdanie
  • Słuchaj pomysłów swoich podwładnych
  • Bądź “dostępnym szefem” – wyznacz czas, kiedy inni współpracownicy mogą przyjść do ciebie z problemami
  • Rozmawiaj ze swoimi pracownikami, staraj się ich lepiej poznać
  • Organizuj spotkania zespołowe, podczas których będziesz przekazywać informacje o planach i zmianach
  • Krytykuj tylko w sposób konstruktywny
  • Wykorzystuj więcej niż jeden kanał komunikacji do przekazywania informacji
  • Chwal, chwal i jeszcze raz chwal za dobrze wykonana pracę
  • Przekazuj informacje zwrotne o efektach pracy indywidualnej i zespołowej
  • Komunikuj się wprost, nie stosuj aluzji
  • Wyjaśniaj nieporozumienia, bądź gotów rozwiązywać konflikty

Role grupowe

Role te oddają wiodące potrzeby i mechanizmy ich zaspokajania determinujące zachowanie uczestników i dlatego ich rozumienie może okazać się dla prowadzącego stosunkowo ważne. Określenie modelowych ról porządkuje widzenie grupy i dostarcza łatwej w użyciu (choć uproszczonej) terminologii. Każda rola da się praktycznie wykorzystać, każda może mieć dla grupy konstruktywne znaczenie pod warunkiem, że osoba odgrywająca daną rolę jest w niej akceptowana (i przez grupę i przez siebie) oraz że chce być w grupie, akceptuje jej cele i zasady.

Może to mieć znaczenie dla uczestników, którzy odgrywają w grupach role destruktywne.

Modelowe postaci rzadko występują w realnych grupach, ale przecież i takie określenie czyjejś roli („50% błazna + 35 % buntownika, reszta to mediator z niewielką domieszką eksperta”) również może okazać się użyteczne.

Role zadaniowe:

  • INICJATOR – częściej niż inni proponuje nowe rozwiązania i pomysły. Mogą one dotyczyć realizowanego zadania, problemu, jak również organizacji pracy czy życia grupy.
  • KONTYNUATOR – podchwytuje nowe inicjatywy, rozszerza je, pomaga w kontynuacji podjętych już spraw.
  • POSZUKUJĄCY INFORMACJI – zadaje często pytania i/lub na własną rękę podejmuje działania nastawione na zdobycie informacji – o zadaniu, o tym co się dzieje, co należy zrobić.
  • DOSTARCZAJĄCY INFORMACJI – odpowiada na zapotrzebowanie „poszukującego informacji” i/lub sam z siebie przekazuje grupie posiadane informacje, obserwacje itp.
  • KOORDYNATOR – koordynuje działania różnych członków grupy, może to być dzielenie pracy i części zadań między ludzi, pilnowanie, żeby nie zajmować się zbyt wieloma sprawami jednocześnie, by wszyscy mieli zajęcie, by zbytecznie nie powtarzać pewnych czynności, itp.
  • NAWIGATOR – nawigacja polega na ustalaniu położenia w odniesieniu do jakichś zewnętrznych punktów orientacyjnych. W grupie nawigator przypomina, jak daleko grupa znajduje się od celu, w jakim kierunku podąża, zwraca uwagę na poziom zaawansowania działań, ile czasu zostało, itp.
  • OCENIAJĄCY – PODSUMOWUJĄCY – ocenia działanie innych członków grupy, aktualna sytuacje, podsumowuje dotychczasowe działania, uogólnia doświadczenia grupowe.

Role ważne dla współżycia i rozwoju grupy:

  • ZACHĘCAJĄCY – motywuje i namawia innych do aktywności, pobudza do działania, zachęca, daje oparcie źle czującym się osobom.
  • HARMONIZATOR – zwraca uwagę na to, żeby wszyscy w równym stopniu uczestniczyli w życiu grupy, pilnuje równomiernego podziału obowiązków i dóbr, namawia, aby działać razem, przepracowywać konflikty, próbuje przełamać sprzeczności między uczestnikami, dąży do kompromisów.
  • ROZŁADOWUJĄCY NAPIĘCIA – w trudnych sytuacjach stara się zwrócić uwagę na pozytywne ich strony, zmienia je w żart, częściej niż inni mówi dowcipne rzeczy, proponuje rozrywkowe, rozładowujące działania.
  • STRAŻNIK ZASAD – zwraca uwagę, gdy ktoś nie przestrzega obowiązujących w grupie norm i zasad lub wyłamuje się ze wspólnych ustaleń i decyzji, przypomina o normach i regułach współżycia, komunikowania się, pracy w grupie.

Role utrudniające współżycie i rozwój grupy:

  • BLOKUJĄCY – przeciwstawia się inicjatywom grupowym, podważa zasadność tego, co się dzieje; gdy cele osobiste są w sprzeczności z grupowymi, wybiera te pierwsze; próbuje nie dopuszczać do konfrontacji między uczestnikami, tuszować konflikty.
  • POSZUKUJĄCY UZNANIA – niezależnie od tego, co się dzieje w grupie i co jest ważne, zwraca na siebie uwagę – przypomina o swoich zasługach, demonstruje, kiedy można, swoje zdolności i możliwości; stara się pozyskać sobie większość grupy, wzbudzać podziw i zainteresować swoją osobą.
  • DOMINUJĄCY – stara się nie dopuszczać innych do głosu; zachowywać czołową pozycję w grupie, bezkompromisowy, narzuca swoje zdanie, manipuluje innymi tak, aby podporządkowywać sobie członków grupy.
  • UNIKAJĄCY – nie podejmuje inicjatyw grupowych, unika włączania się w zadania grupy, stara się być na uboczu, nie podejmuje ryzyka.
  • PLOTKARZ – rozmawia ze swoim sąsiadem podczas dyskusji grupowych, zwykle nie na temat, może tworzyć podgrupy, liczni gadatliwi członkowie grupy zwykle siadają koło niego, wydaje się nie być w stanie trzymać tematu dyskusji.
  • PLAYBOY – afiszuje się swoim brakiem zaangażowania w procesy grupowe; jego postępowanie może przybierać formę cynizmu, nonszalancji, niewybrednych żartów, itp.
  • POSZUKUJĄCY POMOCY (SIEROTKA) – usiłuje wywołać współczucie innych, wyrażając nadmierną niepewność, łęk, zagubienie, deprecjonując własną wartość.

Zachowania pozytywnie związane z realizacją zadań:

  • ODKRYWANIE – przedstawianie nowych pomysłów lub nowego spojrzenia na dany problem czy cel, np. „Może moglibyśmy spojrzeć na tę sprawę tak…”
  • WIĄZANIE – znajdowanie związków między pomysłami lub propozycjami pochodzącymi od różnych członków grupy, np. : „To, o czym mówił wcześniej Tomek i to, co ty teraz mówisz, to dwa różne podejścia do tej samej sprawy..”
  • PORZĄDKOWANIE – wyjaśnianie lub porządkowanie pomysłów wysuwanych przez innych członków grupy, np. „Czy chodzi ci o to, że …”
  • PONAGLANIE – ponaglanie grupy do działania lub podejmowania decyzji, pobudzanie do większej efektywności, np. „Przez ostatnie pół godziny zapoznawaliśmy się z różnymi punktami widzenia. Teraz musimy podjąć decyzję”.
  • UDZIELANIE INFORMACJI – np. „Według mnie…”, „Słyszałem, że…”, „Czytałem…”.
  • SZUKANIE INFORMACJI – np. „Czy ktoś wie…”
  • WYRAŻANIE OPINII – np. „Myślę, że…”
  • PYTANIE O OPINIĘ – np. „Co o tym sądzisz?”

Zachowania wspierające kontakty pomiędzy ludźmi:

  • ZACHĘCANIE – okazywanie ciepła i zrozumienia, np. „Małgosiu, wydaje mi się, ze jest to dla ciebie ważne. Przedstawiłaś kilka świetnych pomysłów”.
  • GODZENIE – próby łagodzenia sytuacji konfliktowych, np. „Nie sądzę, żeby było to adresowane do kogoś osobiście”.
  • OBSERWOWANIE – dzielenie się obserwacjami o funkcjonowaniu grupy, próby poprawy stosunków w grupie, np. „Zdaje się, że grupa jest w tym miejscu podzielona”
  • NAWIĄZYWANIE KOMUNIKACJI – troska o udział wszystkich, zachęcanie biernych członków grupy do aktywności, np. „Jurek, co ty o tym sądzisz?”.
  • PRZYPOMINANIE REGUŁ – podkreślanie reguł i celów grupowych, aby zwiększyć efektywność pracy w grupie, np. „Nie mówmy wszyscy naraz”.
  • WSPIERANIE – akceptacja oraz wspierane pomysłów i zachowań innych osób, np. „Zgadzam się z tym”.
  • ŁAGODZENIE NAPIĘĆ – łagodzenie napięć przez mądre stosowanie humoru.

Zachowania utrudniające efektywne funkcjonowanie grupy:

  • AGRESJA – usilne forsowanie własnego punktu widzenia, przeciwstawianie się, atakowanie innych.
  • ZALEŻNOŚĆ – identyfikacja z silnymi osobowościami, niechęć do zajmowania własnego stanowiska.
  • DOMINACJA – dążenie do uzyskania władzy lub przewagi, próby kontrolowania bądź manipulowania innymi.
  • BLOKOWANIE – nadmierny upór, bezsensowne sprzeczanie się, powracanie do kwestii już rozwiązanych.
  • SZUKANIE WSPÓŁCZUCIA – dążenie do pozyskania współczucia przez wyrażanie poczucia zagrożenia lub niskiej własnej wartości.

Konflikty i sposoby ich rozwiązywania

Każdy z nas, żyjąc w społeczeństwie, uwikłany jest w różnego rodzaju stosunki z innymi ludźmi. Rodzina, studenci, pracownicy przedsiębiorstwa, obywatele państwa muszą współdziałać, a przynajmniej współistnieć, aby realizować swoje oczekiwania i plany. Biorąc jednak pod uwagę naszą odmienność należy powiązać współistnienie z konfliktem, sytuacją, gdy jednoczesna realizacja interesów zaangażowanych stron wydaje się niemożliwa.

Konflikt można definiować jako proces, w którym jedna ze stron podejmuje świadome wysiłki zmierzające do udaremnienia dążeń drugiej strony poprzez blokowanie osiągnięcia przez nią celów lub blokowanie działań w jej interesie.

PODZIEL SIĘ
Łukasz Janiec
Pełnomocnik Zarządu ds. Szkoleń i Rozwoju Zawodowego w Instytucie Monitorowania Mediów

BRAK KOMENTARZY

ZOSTAW ODPOWIEDŹ