Zarządzanie projektem przeprowadzone we właściwy sposób pozwala poradzić sobie z realizacją planów w sposób najbardziej efektywny z możliwych. W projekcie uwzględnia się podział przedsięwzięcia na poszczególne zadania, oraz rozplanowanie ich w czasie. Służy temu harmonogram.

Harmonogram rozplanowuje przebieg czynności w czasie. Może wskazywać tylko następstwo, kolejność czynności, może być uzupełniony o przewidywany (bądź oczekiwany) czas trwania, może też zawierać wymagane (lub wyliczone) terminy (data, godzina) początku i końca czynności. Harmonogram pomaga uświadomić zakres czynności oraz zależności między nimi, ułatwia też nadzorowanie i wczesne wykrywanie zagrożeń realizacji. Postać graficzna harmonogramu znakomicie ułatwia korzystanie z harmonogramu.

Najpopularniejszym sposobem graficznego przedstawienia harmonogramu jest wykres Gantta. Wykres Gantta jest to diagram przedstawiający plan działań ujętych w czasie. Pokazuje czasy rozpoczęcia i zakończenia działań oraz wymagane zasoby do ich realizacji. Narzędziem do realizacji wykresów Gantta jest GanttProject.

ganttproject

Projekt może być rozbity na podzadania, z których każde ma swoją datę rozpoczęcia, czas trwania, zależności, stopień realizacji i możliwość dołączania notatek. Użytkownik może wybrać wersję językową, m.in. angielską, francuską, niemiecką oraz polską. Może również stworzyć swoją własną wersję językową. Istotną funkcją programu jest możliwość importu i eksportu danych projektu w formacie XML. Program jest zaimplementowany w Javie w oparciu o SDK w wersji co najmniej 1.4.

GanttProject jest aplikacją stworzoną w 100% w Java, która pozwala planować projekty przy użyciu wykresów Gantta. Pozwala w łatwy sposób rozbić dany projekt na poszczególne zadania, zobrazować powiązania pomiędzy nimi, a także zarządzać zasobami. Ponieważ napisany jest w Java, plik Jar uruchamia się w kilku systemach operacyjnych m.in. GNU/Linux, Microsoft Windows, MacOsX itd. GanttProject jest projektem rozwijanym na zasadach Open Source przez zespół programistów z całego świata. Statystyki i dodatkowe informacje można znaleźć na sourceforge’u: http://sf.net/projects/ganttproject.

Projekt charakteryzuje:

  • Seria kroków (zadań) często wykonywana przez więcej niż jedną osobę
  • Określony i konkretny cel
  • Określone ramy czasowe (powodzenie projektu często uwarunkowane jest zmieszczeniem się w określonych ramach czasowych)
  • Zasoby, tu: ludzie, inne: pieniądze, maszyny, materiały itp. Ich umiejętne przydzielane i wykorzystane stanowi jeden z warunków sukcesu projektu
  • Współzależne, ale indywidualne kroki – zadania. Żadna część projektu nie jest zawieszona w próżni. Jeżeli jedno z zadań opóźni się, często wpływa to na inne zadania i ogólny harmonogram

Celem zarządzania projektem jest zorganizowanie i usystematyzowanie procedur należących do projektu, aby zminimalizować ilość niespodzianek, jakie mogą wyniknąć.

Kluczowe obszary projektu to m.in.:

  • planowanie harmonogramu
  • zarządzanie zasobami
  • śledzenie postępu prac

Rola programu GanttProject w procesie zarządzanie projektem:

  • Zaplanowanie kolejności działań – przez wcześniejsze zaplanowanie różnych elementów naszego projektu można dokładniej oszacować czas i zasoby potrzebne do jego wykonania
  • Obserwacja postępu prac – dzięki możliwości obserwowania realizacji projektu można stwierdzić, czy jest prawdopodobne, że osiągniemy nasz cel
  • Wprowadzanie poprawek – można wprowadzić poprawki do czasu trwania zadań i zaktualizować zadania

Tworzenie harmonogramu:

By zarządzać projektem w GanttProject należy stworzyć harmonogram – wprowadzić następujące informacje o zadaniach:

  • indywidualne nazwy zadań
  • czas trwania zadań
  • współzależności między zadaniami
  • określone informacje o zasobach, m.in. listę zasobów ludzkich
  • przydział zasobów do poszczególnych zadań

Aby śledzić projekt w czasie jego realizacji, trzeba wprowadzić poniższe informacje:

  • postęp wykonania zadań
  • zmiany czasów rozpoczęcia, zakończenia i trwania zadań oraz współzależności między nimi
  • zmiany w zasobach, czyli zasoby przydzielane do lub wycofywane z projektu

Funkcje menu:

  • Projekt – Otwieranie i zamykanie nowych i istniejących plików, zapisywanie i drukowanie plików, importowanie i eksportowanie projektu do wybranego formatu, m.in. html, pliki graficzne png, jpg, dokumenty pdf i csv, zapisywanie i otwieranie projektu z określonego serwera w sieci
  • Edycja – wycinanie, kopiowanie i wklejanie tekstu lub obiektu; ustawienia programu
  • Zadania – nowe zadanie, usuń zadanie; właściwości zadania
  • Osoby – nowa osoba, usuń osobę, właściwości osoby, wysyłanie osobom wiadomości elektronicznych, import osób z innego projektu (pliku gan, xml)
  • Pomoc – funkcje pomocy

Funkcje paska narzędzi

Oprócz wyżej opisanych funkcji menu, pasek narzędzi zawiera poniższe, kolejno pogrupowane polecenia:

  • Wstawianie nowego projektu; Otwórz projekt; Zapisz projekt; Zapisz jako; Importuj; Eksportuj do; Drukuj
  • Wytnij; Kopiuj; Wklej
  • Nowe zadanie/osoba; Usuń zadanie/osobę; Właściwości zadania/osoby; Odłącz i Link – połączenie i rozłączenie współzależności zadań; Wetnij; Cofnij wcięcie; Góra i Dół (określenie nadrzędności/podrzędności zadań)
  • Poprzedni, Następny (przesuwanie wykresu w czasie); Zmniejsz; Powiększ

Wprowadzanie zadań

Wprowadzając zadania nie jest konieczne, dokładne ustawianie kolejności. Istnieje możliwość zmiany w dowolnym momencie kolejności zadań przewidzianych w harmonogramie (wetnij, cofnij wcięcie, góra, dół). Po wprowadzeniu zadań głównych można rozszerzyć ich zawartość, dodając zadania wchodzące w ich skład, nazywane zadaniami składowymi lub subzadaniami.

Tworzenie punktów kontrolnych

Punktami kontrolnymi są zwykłe zadania mające tzw. zerowy czas trwania. Są one wykorzystywane do identyfikacji znaczących zdarzeń w harmonogramie, takich jak zakończenie realizacji głównej fazy projektu, zatwierdzenie jakiegoś produktu lub działania. Tworzenie punktu kontrolnego polega na wpisaniu do harmonogramu zadania o zerowym czasie trwania. Symbolem punktu kontrolnego na wykresie Gantta jest czarny romb.

Każde zadanie może być punktem kontrolnym (nie ma potrzeby zerowania czasu jego trwania), dzięki zaznaczeniu pola wyboru Kamień milowy na zakładce Ogólne okna dialogowego Właściwości zadania.. Pasek prezentujący czas trwania tego zadania na wykresie Gantta zmienia się w romb oznaczający to zadanie jako moment w czasie.

Ustanawianie współzależności pomiędzy zadaniami

Ograniczenia wiążą zadania z datą rozpoczęcia lub zakończenia projektu, lub konkretną datą. Natomiast współzależności wiążą zadania z parametrami czasowymi innych zadań należących do projektu. Współzależności są podstawą do przedstawienia prawdziwego czasu realizacji projektu.

Typy współzależności

Pomiędzy czasami rozpoczęcia i zakończenia zadań występują cztery podstawowe relacje zależności:

  • Koniec – Start
  • Koniec – Koniec
  • Start – Koniec
  • Start – Start

Można je ustalać na zakładce Poprzednicy okna dialogowego Właściwości zadania.

PODZIEL SIĘ
Redakcja 4PM.pl
Misją 4PM.pl jest pomaganie Project Managerom w ich codziennej pracy poprzez dostarczanie informacji i wiedzy z zakresu zarządzania projektami.

BRAK KOMENTARZY

ZOSTAW ODPOWIEDŹ