Wstęp

W artykule omówiono zadania kierownika projektu oraz aplikacje komputerowe opracowane przez P2ware Sp. z o. o., które ułatwiają planowanie i kontrolowanie przez kierownika projektu lub kierownika zespołu czynności, które on sam musi wykonać zarządzając projektem lub zespołem. Wykorzystując aplikacje P2ware Planner Suite, które w pełni wspierają technikę planowania opartego na produktach, zalecaną w metodyce zarządzania projektami PRINCE2®[1], a która jest także w pełni użyteczna w projektach zarządzanych według PMBOK® PMI®  [2] lub innych metod czy standardów, pokazano zastosowanie list kontrolnych, jako narzędzia najbardziej przydatnego do planowania i kontrolowania prac własnych kierownika projektu.

Zapewnienie jakości w zarządzaniu projektem

Wiele firm japońskich jako źródło swoich sukcesów wymienia konsekwentne stosowanie „Koła Deminga”, czyli działanie według cyklu: Planuj, Zrób, Sprawdź, Działaj. Istotą tego cyklu jest to, by planować działania, zrealizować je, sprawdzić czy wyniki są zgodne z planem, a następnie działać w zależności od wyniku tego sprawdzianu – wprowadzając nowy standard lub przystępując do realizacji kolejnego cyklu.

Analizując obowiązki kierownika projektu autor zaproponował cykl, który nazwał „Cykl PSSiPD”, według którego powinien działać kierownik projektu, aby zapewnić jakość i produktywność swojej własnej pracy. Na cykl ten składają się cztery kroki: Planuj, Spraw, Sprawdź i Prognozuj, Działaj.

1-5

Poniżej przedstawiono kolejne kroki tego cyklu:

Planuj: Zaplanuj co, kto, kiedy, gdzie i za ile ma zrobić.

Spraw: Spraw, by to zrobiono.

Sprawdź i Prognozuj: 

Sprawdź czy:

  • wyniki spełniają wymagania
  • prace postępują zgodnie z planem
  • uzasadnienie biznesowe ma nadal sens
  • nie wystąpiły nowe zagrożenia lub szanse

i Prognozuj:

  • korzyści z realizacji projektu
  • zasoby potrzebne do dokończenia etapu i projektu
  • koszty, jakie trzeba jeszcze ponieść
  • dostępność środków finansowych.

Działaj:

  • zamykając projekt zgodnie z planem
  • kontynuując projekt
  • przekazując problemy na wyższy szczebel
  • uruchamiając plany wariantowe lub naprawcze

· wnioskując o wcześniejsze zamknięcie projektu, jeśli stracił on uzasadnienie biznesowe.

Kierownik projektu musi bowiem zapewnić właściwą wiedzę i zasoby wtedy i tam, gdzie są potrzebne oraz zapewnić by produkty projektu zostały wytworzone zgodnie z ich specyfikacją, terminowo i efektywnie.

Często nie dostrzega się, że związane z tym działania powinny obejmować dwa obszary:

· Obszar projektu, czyli wszystko to, co ma doprowadzić projekt do sukcesu, ale jest realizowane przez wykonawców produktów, które złożą się na produkt końcowy projektu lub są potrzebne do wytworzenia lub pozyskania innych potrzebnych do tego produktów.

· Obszar własnych działań kierownika projektu, czyli wszystko to, co musi wykonać sam lub sama, aby projekt zakończył się sukcesem.

Wiele książek, podręczników i szkoleń jest poświęconych temu pierwszemu obszarowi a ten drugi jest praktycznie pomijany. Nie dostrzega się, że zaniedbanie dostarczenia jakiegoś produktu zarządczego lub dokonania jakiegoś uzgodnienia, za które odpowiada kierownik projektu, może mieć znacznie gorsze skutki dla projektu, niż opóźnienie istotnego działania na ścieżce krytycznej.

Wynika z tego, że kierownik projektu kierując swoim projektem musi starannie planować i kontrolować nie tylko sam projekt i jego etapy oraz prace kierowanych przez siebie zespołów, ale także powinien planować i kontrolować swoje własne działania.

Kierownik projektu, który ma przygotować projekt zgodnie z metodyką PRINCE2®, musi wykonać sto kilkadziesiąt czynności i przygotować kilka, a czasami kilkadziesiąt istotnych dokumentów.

Na przykład, wybierając formułę realizacji projektu zgodnie z zaleceniami PRINCE2, kierownik projektu powinien:

„Ocenić możliwe sposoby dostarczenia produktów projektu i zadecydować o formule realizacji projektu właściwej dla dostarczenia produktu końcowego projektu zgodnie z zarysem Uzasadnienia Biznesowego. 

W tym celu należy:

  • dokonać przeglądu Dziennika Doświadczeń pod kątem doświadczeń związanych z formułą realizacji projektu;
  • rozważyć wszelkie strategie organizacji lub programu, które dotyczą projektu i umieścić projekt w kontekście innych prac lub inicjatyw organizacji przez ustalenie zewnętrznych uzależnień i warunków wstępnych; 
  • rozważyć wszelkie standardy organizacji lub programu bądź praktyki, które powinny mieć zastosowanie;
  • rozważyć aktualne tendencje realizacji rozwiązań w sektorach gospodarki objętych projektem i obszary umiejętności specjalistycznych, angażowane do projektu; 
  • określić środowisko operacyjne, do którego rozwiązanie musi być dopasowane, oraz sposób wprowadzenia produktu projektu do tego środowiska;
  • rozważyć ewentualne ograniczenia związane z bezpieczeństwem, które mają zastosowanie do projektu lub eksploatacji jego produktów;
  • rozważyć ewentualne potrzeby szkoleniowe personelu użytkownika.” 

Źródło: „PRINCE2™ – Skuteczne zarządzanie projektami”, TSO Londyn, wydanie polskie.

Tylko w procesie „przygotowanie projektu” takich zalecanych czynności jest ponad sto dwadzieścia, a metodyka nie uwzględnia czynności dodatkowych wynikających z procedur wewnętrznych firmy lub innej organizacji, która realizuje projekt.

Wobec tego, czy kierownik projektu może się opierać wyłącznie na swojej intuicji i pamięci, lub na swoich notatkach, czy powinien być wyposażony w dostosowane do tego celu narzędzia?

Narzędzia wspierające prace własne kierownika projektu

Najczęściej stosowane narzędzia to notatniki tradycyjne czy elektroniczne. Bardzo przydatne są listy kontrolne, ale one także gdzieś muszą być zapisane i powinny być łatwo dostępne, tak aby ich sprawdzenie i uaktualnianie trwało sekundy lub minuty a nie godziny.

Autor, jako pierwszy polskojęzyczny PRINCE2 APMG Approved Trainer został poproszony o wsparcie kierownika projektu, który miał zarządzić projektem zgodnie z tą metodyką i stwierdził, że nie ma na rynku odpowiednich do tego celu narzędzi. Dlatego w 2004 roku P2ware Sp. z o.o., której jest prezesem, postawiła sobie za cel stworzenie narzędzi, które ułatwią pracę kierownikowi projektu.

Zaczynając od programu „Product based planner”, który uzyskał w konkursie Microsoft tytuł „Aplikacja roku 2005”, poprzez „P2ware Planner Suite 2008”, który w podobnym konkursie został uznany za „Najbardziej innowacyjne rozwiązanie IT 2008”, Spółka stale rozwija swoje produkty i ostatnio wprowadziła do sprzedaży pakiet aplikacji „P2ware Planner Suite 2011”, które służą do zarządzania projektami, programami i portfelem projektów, ale także pozwalają kierownikowi projektu planować i kontrolować jego własne działania.

Za pomocą Plannera kierownik projektu może stworzyć „diagram struktury podziału produktów” (DSP) i „diagram następstwa produktów” (DNP), na których uwzględni wszystkie produkty zarządcze, za które osobiście odpowiada. Poniżej pokazano zrzuty ekranu z takimi diagramami dla procesu „przygotowanie projektu”.

Rys. Diagram struktury produktów
Rys. Diagram struktury produktów

Aby utworzyć opis produktu, albo przypomnieć sobie konkretny fragment opisu produktu, wystarczy wybrać w oknie Podgląd odpowiedni fragment diagramu, zaznaczyć na diagramie ten produkt i kliknąć na poszukiwaną lub edytowaną właściwość w oknie Właściwości.

Na DNP widać kolejność wytwarzania lub pozyskiwania produktów. Także na nim wystarczy otworzyć okno właściwości i po zaznaczeniu produktu wprowadzić lub zmodyfikować fragment jego opisu.

Rys. Diagram następstwa produktów
Rys. Diagram następstwa produktów

Z punktu widzenia sterowania własną pracą kierownika projektu szczególnie użyteczne są listy kontrolne, które można przypisać każdemu produktowi widocznemu na DSP lub DNP. Listy te mogą zawierać pozycje wspólne dla wszystkich produktów, a następnie można je poszerzyć o specyficzne wymagania dotyczące poszczególnych produktów.

Aby sprawdzić stan swoich prac, wystarczy by użytkownik (kierownik projektu lub zespołu) naprowadził kursor na kolejne produkty i bez zaznaczania produktu na ekranie wyświetlana jest lista kontrolna dotycząca produktu wskazywanego przez kursor.

Na listach kontrolnych widoczne są pola wyboru pokazujące już wykonane czynności oraz te, które jeszcze trzeba wykonać.

Rys. Lista kontrolna wyświetlana po naprowadzeniu kursora na wybrany produkt.
Rys. Lista kontrolna wyświetlana po naprowadzeniu kursora na wybrany produkt.

Aby zaznaczyć wykonanie czynności, trzeba zaznaczyć produkt, którego ta czynność dotyczy, i w oknie Właściwości kliknąć na wybraną listę kontrolną. Na rysunku poniżej pokazano listę kontrolną dla produktu „Formuła realizacji projektu”.

Rys. Lista kontrolna dla produktu.
Rys. Lista kontrolna dla produktu.

Listy kontrolne mogą być także wyświetlane na wykresie Gantta i sieci działań.

Doraźne zadania użytkownik może zapisać w każdej chwili otwierając okno Zadania własne.

Należy podkreślić, że diagramy i listy kontrolne opracowane przez kierownika projektu mogą być udostępniane innym użytkownikom, oszczędzając im wiele pracy i czasu. Dzięki temu można wiedzę i doświadczenie najlepszych kierowników projektów przekazywać innym, popularyzując dobre praktyki zapewnienia jakości w zarządzaniu projektami.

Aplikacje P2ware Planner zawierają wiele innych funkcjonalności niezbędnych w zarządzaniu projektami, tj. rejestry jakości, ryzyk, zagadnień czy dziennik projektu i dziennik doświadczeń, w których zapisy można powiązać z innymi obiektami planu, np. z zasobami, produktami czy działaniami.

Osoby zainteresowane tymi aplikacjami mogą się z nimi zapoznać na stronie ww.p2ware.com, z której mogą także pobrać P2ware Planner Professional 2011 w wersji trial.

Notka biograficzna:

dr inż. Wiesław Kosieradzki – absolwent Wydziału Mechanicznego Energetyki i Lotnictwa Politechniki Warszawskiej, doktor nauk technicznych. Obecnie prezes zarządu P2ware Sp. z o.o. Był naukowcem i dyrektorem naczelnym Centrum Naukowo-Technicznego Kolejnictwa, dyrektorem portfela samochodowego w funduszu inwestycyjnym, współtworzył Polskie Centrum Produktywności oraz Centrum Rozwiązań Menedżerskich. Po szkoleniu odbytym w Japonii popularyzował japońskie metody zarządzania. Od 10 lat popularyzuje metodyczne zarządzanie projektami i metodykę PRINCE2® prowadząc szkolenia i wykłady na studiach podyplomowych. Doświadczenie praktyczne w dziedzinie zarządzania projektami zdobywał zarządzając i uczestnicząc w realizacji wielu projektów w kraju i za granicą. Jako pierwszy Polak w roku 2003 uzyskał tytuł PRINCE2 APMG Approved Trainer. Aktualnie jest z ramienia w APMG w Wielkiej Brytanii odpowiada za polską wersje tej metodyki.

Przypisy:

  • [1] PRINCE2® – znak handlowy Kancelarii Premiera Wielkiej Brytanii (The Cabinet Office UK)
  • [2] PMBOK® PMI® – znaki handlowe Project Management Institute
PODZIEL SIĘ
Redakcja 4PM.pl
Misją 4PM.pl jest pomaganie Project Managerom w ich codziennej pracy poprzez dostarczanie informacji i wiedzy z zakresu zarządzania projektami.

BRAK KOMENTARZY

ZOSTAW ODPOWIEDŹ