PRINCE2 przeszedł długą drogę. Z jednej strony słyszeliśmy o wdrożeniach charakteryzujących się bardzo mocnym dostosowaniem metodyki do organizacji. O wdrożeniach odwzorowujących produkty zarządcze na wizualne, interaktywne oraz częściowo samo aktualizujące się kontrolki w oprogramowaniu wraz z pół automatycznymi mechanizmami do raportowania i kontroli. Wdrożeniach, w których pojęcia typu obiekty konfiguracji nawet nie wymagają dyskusji, gdyż są tak naturalne i intuicyjne, że nie wymagają naszej uwagi w ich zrozumieniu. Są to jednak wyjątki, bardzo rzadko spotykane zjawiska.

Niestety częściej w opinii osób z którymi pracuję, słyszę o nieudanych, niemalże w pełni podręcznikowych, niedostosowanych do charakterystyki branży wdrożeniach PRINCE2. Gdzie przez braki kompetencyjne, wszelakie zastałe dziedzictwa kulturowe w firmie tzw. „zaszłości z przeszłości” organizacji, stosowane są kolejne sterty Wordów i Exceli. Takie „wdrożenia” przyniosły tej metodzie miano ciężkiej, biurokratycznej oraz trudnej w codziennym utrzymaniu. Jednak nie jest to wina metodyale jej interpretacji. Czas, koszty, bo to nie mój dział, bo tak było od zawsze itp. Ludzie interpretują, ludzie wdrażają oraz to ludzie stosują zalecenia oraz dobre praktyki.

Odpowiednio zinterpretowane zalecenia obecne w PRINCE2 mogą być również zgodne z wartościami (4) oraz pryncypiami manifestu Agile (12). Już od dawna słyszeliśmy o romansach PRINCE2 a Agile (min. Pozycja z 2007 roku – Agile Project Management: Running Prince2 Projects with DSDM Atern). Jednak dziś po wielu latach nieśmiałych spotkań w ukryciu otrzymaliśmy oficjalne zaproszenie od samego AXELOSa. Małżeństwo PRINCE2 oraz filozofii Agile – standard PRINCE2 Agile, zwany (już) potocznie jako P2A.

Podręcznik PRINCE2 Agile

Jak przystało na nowo wydany zestaw dobrych praktyk, otrzymaliśmy oficjalny podręcznik PRINCE2 Agile. Pozycja została podzielona na trzy części:

  • Cześć 1: Wprowadzenie – gdzie opisane zostały podstawy Agile, wprowadzenie do PRINCE2 oraz omówienie które aspekty zarządzania projektem będą stałe, a które zmienne w porównaniu do „tradycyjnego PRINCE2” a PRINCE2 Agile.
  • Część 2: PRINCE2 Agile, dostosowanie oraz techniki – tutaj, z naciskiem na Agile przedstawione zostały Tematy (obszary zarządzania projektem). Są to dokładnie te same tematy, które poznaliśmy w klasycznym PRINCE2, odświeżone o myślenie oraz filozofię Agile.
  • Cześć 3: Obszary którym została poświęcona większa uwaga w PRINCE2 Agile – dział trzeci zawiera również omówienie wszystkich procesów istniejących w PRINCE2 oraz ich dostosowanie pod filozofię Agile. Został również zaprezentowany tzw. Agilometer, czyli narzędzie pomocne podczas wdrażania oraz oceny zwinności PRINCE2.

Jak to postrzegam? Jako kierunek rozwoju, mający na celu uzwinnienie oraz ocieplenie wizerunku PRINCE2. Metodyki, z uwagi na liczne nieudane wdrożenia, utożsamianej z kaskadowością oraz biurokratycznością. Samo wyrażenie „PRINCE2 Agile” jest tak abstrakcyjne, że za każdym razem gdy je wypowiadam, studenci na sali szkoleniowej oraz praktycy Agile podnoszą brwi oraz otwierają szeroko oczy :) Jak to? Czyżby to książę miał nieślubne dziecko z „zakazanego rodu”? :) Warto rozwiać te wątpliwości.

W skrócie, patrząc jedynie na strukturę PRINCE2 Agile widzimy te same pryncypia, procesy, identyczne role oraz powtórzone Tematy. Podręcznik opisuje jak dostosować PRINCE2 pod zwinne środowisko oraz zaszczepić zwinną kulturę i dyscyplinę pracy. Jego zadaniem nie jest napisanie metodyki na nowo, a odzianie księcia w nowe szaty. Zostało wyraźnie podkreślone: PRINCE2 Agile nie jest substytutem dla klasycznego PRINCE2. Podręcznik to pewnego rodzaju pomocna dłoń, mające na celu z już dojrzałej metodyki zostawić to, co dobre i sprawdzone, a dodać to co zwinne. Pokazuje jak możemy zintegrować „Księcia” z różnymi technikami oraz praktykami zwinnymi (podręcznik opisuje i przytacza bardzo dużą ilość metod zwinnych – https://www.mindmeister.com/425542788/). Dostaliśmy bardzo ciekawe, oparte na praktyce przykłady budowy zespołów projektowych ze skupieniem się na przywództwie służebnym (ang. servant leadership).

Powstaje więc pytanie – jaki jest target? Kto jest odbiorcą…? Wdług mnie głównym odbiorcą jest Public. Public z dojrzale działającym PRINCEem potrzebującym sprawdzonych rekomendacji/zaleceń jak uzwinnić PRINCEa. A nic nie działa lepiej jak reklama „oficjalny, światowo rozpoznawalny i akceptowalny zestaw dobrych praktyk skutecznego zarządzania projektami” (mów mi więcej :)) PRINCE2 Agile…

Nowe szaty Księcia to:

  • Zwinne frameworki (ang. Agile frameworks)
  • Zwinne zachowania (ang. Agile behaviours)
  • Zwinne obszary koncentracji/skupienia  (ang. Agile focus areas)
  • Zwinne koncepcje (ang. Agile concepts)
  • Zwinne techniki (ang. Agile techniques)

Kierowanie projektem, Zarządzanie projektem a Zwinność

Jak wskazano w publikacji, historycznie Agile wywodzi się z obszaru IT skupiając się na wytwarzaniu, częściowo na dostarczaniu produktów/oprogramowania/wartości. Z kolei obszarem zainteresowań PRINCE2 jest zarządzanie projektami, które przez definicję zarządzania ma na celu (nie zgadniesz) zarządzanie dostarczaniem produktów dla użytkowników/klientów. Jest to poziom znajdujący się nad wytwarzaniem, w ramach którego mamy dziesiątki różnych zwinnych praktyk (https://www.mindmeister.com/425542788/agile-world). I choć osobiście nie do końca bym się z tym zgodził, gdyż uważam, że zwinnie można zarządzać całą firmą, wliczając w to portfel inwestycyjny. Jednak na potrzeby zrozumienia P2A – zwinność pozostaje na najniższym szczeblu, a P2A ma za zadanie połączenia tych obszarów zarządzania oraz wytwarzania w ramach jednej metody, działającej w zwinnym środowisku.

Zmienne projektowe

Tradycyjny książę opisuje projekty z perspektywy 6 zmiennych projektowych: Czas, Koszty, Korzyści, Ryzyko, Jakość oraz Zakres. Klasycznie każdy z tych parametrów powinien mieć określone mierzalne tolerancje (EWI, KPI itp.; polecam www.kpiibrary.com), a projekt powinien poruszać się w ich zakresach na przestrzeni całego cyklu życia projektu. W przypadku problemów (zagadnień lub jak to się mówi w firmie na „A” – przeszkód projektowych :)) powstaje tzw. sytuacja nadzwyczajna oraz eskalacja do Komitetu Sterującego/Obsługi Zmian. Klasyczny, formalny, ciężki model zmiany.

W założeniu większości podejść Agile, niektóre „zmienne projektowe muszą być stałe” a terminy nieprzekraczalne. W przypadku nowego księcia, te parametry to Czas oraz Koszty. Jest to całkowicie inne podejście niż te zaprezentowane w PRINCE2. Widać to poprzez wyraźny nacisk na interpretację jakości. P2A chroni utrzymanie określonego poziomu jakości, stosując nieprzekraczalne daty dostarczania produktów oraz poprzez wprowadzenie elastyczności w zakresie/funkcjonalnościach jakie mają być dostarczone (ang. Trading/Swapping). Tym samym w przypadku problemów zmniejszany jest zakres (do akceptowalnego poziomu) i dzięki temu pozostaje czas na przeprowadzenie w pełni czynności związanych z kontrolą oraz testami, a w konsekwencji zachowujemy bezpieczeństwo projektu. Tym sposobem omijamy bolączkę projektów tradycyjnych, gdzie w skrajnych przypadkach ostatnie fazy projektu cierpią kosztem wydłużenia faz wcześniejszych. I tak testy akceptacyjne mogą zostać bardzo mocno skrócone (skrajnie wręcz wyeliminowane całkowicie). Legendarny już dziś przykład z PKW jest tego idealnym przykładem… (polecam publikacje nt. Teorii Ograniczeń).

Intencją PRINCE2 Agile nie jest dostarczenie pełnego zakresu! (tak drogi publiku, czas uzwinnić SIWZa :)) Jest to całkowicie inne podejściem niż w klasycznym PRINCE2, ale nic nowego w porównaniu do innych praktyk zwinnych.

Oprócz samych zmiennych mamy pamiętać o kilku dodatkowych elementach:

  • Zawsze dostarczać na czas w ustalonych terminach – dzięki temu budujemy zdrową współpracę partnerską, rzetelność i zaufanie (promowana jest współpraca na zasadach partner-partner w przeciwieństwie do klient-dostawca)
  • Chronić poziom jakości – pomijając kwestię oczywista, jak zadowolenie użytkownika/klienta, utrzymanie ustalonego poziomu jakości pozwoli na efektywniejsze oraz tańsze utrzymanie dostarczonego produktu, zmniejszając całkowite koszty utrzymania/posiadania (ang. Total Cost of Ownership)
  • Być otwartym na zmiany – w klasycznym PRINCE2 promowany jest bardzo formalny model zmiany, mamy do tego stosowną strategię, szereg produktów zarządczych oraz dedykowaną rolę Obsługi Zmian. W PRINCE2 Agile, jak przystało na podejście zwinne, zmiany pewnego poziomu może wprowadzać sam zespół wytwórczy, to oznacza, że pewien, ustalony wcześniej poziom uprawnień, otrzymuje również Kierownik Zespołu w kontekście zmiany. Jest to całkowicie naturalne dla osób pracujących zwinnie.
  • Utrzymanie stałego zespołu i nie dodawanie nowych ludzi w celu zwiększenia tempa pracy– praca w krótkich okresach czasu (1-4 tygodnie) wymaga skupienia oraz zaangażowania zespołu. Dodawanie nowych członków zespołów w połowie Sprintu/Timeboxa oraz poświęcanie czasu na ich wdrożenie najprawdopodobniej przyniesie niskie efekty. Członkowie zespołów wytwórczych często posiadają tzw. ukrytą wiedzę (ang. Tacit knowledge), z której mogą korzystać przy budowie produktów. Wyrobione wzorce, nawyki, praktyki programistyczne, sposoby kodowania oraz dokumentacji kodu, sposoby organizacji pracy – to wszystko może ulec nadszarpnięciu, gdy wprowadzamy znaczące zmiany w zespole. Jak zwykle zasada zdrowego rozsądku, intuicji oraz doświadczenia odgrywają tutaj znaczącą rolę, nie mamy tutaj żelaznych zasad.
  • Akceptacja, że klient nie wie czego chce – esencja zwinności. Większość praktyk zwinnych zakłada, że klient naturalnie nie wie czego chce lub nie potrafi wyartykułować potrzeb. Jest to całkowicie naturalnie również w życiu codziennym. Klasyczny PRINCE2 zakładał inaczej w tym aspekcie. Drogi kliencie powiedz mi dokładnie i precyzyjnie czego chcesz (Opis Produktu Końcowego Produktu, Opisy Produktów), a ja dostarczę Ci to czego wymagasz w opisanych produktach zarządczych. Wymagasz, ale niekoniecznie potrzebujesz… są to dwa różne aspekty.

“People don’t know what they want until you show it to them”
Steve Jobs [1955 – 2011]

Pryncypia

Wielka Brytania jest kolebką wielu standardów zarządzania, podobnie ma się sprawa z PRINCE2, który powstał na potrzeby projektów rządowych. Podobnie jak PRINCE2 pozostałe standardy obecne w AXELOS, jak również metody wywodzące się od konsorcjum DSDM (również Wielka Brytania), charakteryzują się pryncypiami. Ogólnymi zaleceniami, które ukierunkowują styl pracy oraz podejście przy wdrażaniu danej praktyki.

PRINCE2 Agile po swoim poprzedniku odziedziczył dokładnie te same pryncypia. Jednak otrzymaliśmy zalecenia jak powinniśmy je interpretować w środowisku zwinnym. Otrzymaliśmy 5 zachowań zwinnych (ang. Agile Behaviours):

  • Przejrzystość – im więcej informacji jest przejrzyście dostępnych dla wszystkich członków zespołu, tym Agile lepiej działa. Wspiera to efektywność pracy, czytelność zadań do wykonania oraz przede wszystkim zaangażowanie, gdyż czytelnie widzimy nasz wkład w projekt, co bardzo często nie jest tak oczywiste w projektach „tradycyjnych”.
  • Współpraca – ideą współpracy jest tworzenie oraz wdrażanie nowych pomysłów, rozwiązań w postaci kreatywnego podejścia do problemu. Zmotywowany, szanowany oraz doceniany zespół osiągnie lepsze efekty, pracując razem niż poprzez samodzielną pracę pojedynczych osób. Zespół utożsamia się z produktem biorąc za niego wspólną odpowiedzialność.
  • Bogata komunikacja – zamiast maili (które bardzo często używane są niezgodnie ze swym pierwotnym przeznaczeniem) starajmy się stosować komunikację opartą na głosie oraz wizji. Do tego idealnie nadają się spotkania F2F, gdyż przy wymianie informacji widzimy język ciała odbiorcy oraz jego natychmiastową reakcję. Bardzo szybko otrzymujemy informację zwrotną oraz możemy poprosić o powtórzenie czy interpretację naszych słów. Siły komunikacji F2F tłumaczyć nie trzeba, chyba każdy zna jej wartość. Co również nie oznacza, że dokumentacja nie jest potrzebna. Więcej na temat komunikacji w zespołach Agile na blogu Alistaira Cockburna.
  • Samoorganizacja – logika podpowiada a praktyka potwierdza, że osoby znajdujące się najbliżej faktycznie wykonywanej pracy, wiedzą najlepiej jak ją wykonać. Wiedzą również jak zorganizować pracę, aby postępy były jak najszybsze. Czego potrzebuje zespół to czytelny oraz jednoznaczny cel jaki mają osiągnąć. Natomiast drogę do tego celu (jak technicznie zbudować produkt) zespół określi sam przy użyciu wiedzy, doświadczenia oraz wszystkich tych elementów jakich będą potrzebować. Jest to zasada wspólnego zaufania oraz dobrej kultury pracy między biznesem a zespołem/łami wytwórczymi.
  • Odkrywanie – w założeniu zwinności, projekty zwinne są klasyfikowane jako skomplikowane (zobacz Cynefin Framework). Wymagają one eksperymentowania, prób i błędów (fail fast, learn fast) w celu dotarcia do rozwiązania. Rozwiązania, które nie jest znane przy starcie projektu, gdyż projekt ukierunkowany jest Wizją (enogh design up front, EDUF), a nie pełną specyfikacją techniczną (big design up fornt, BDUF) rozwiązania.
PRINCE2
(v2009)
PRINCE2 Agile
(v2015)
rodzaj metodyka zestaw dobrych praktyk
typ sekwencyjno-kaskadowa iteracyjno-przyrostowo-adaptacyjna
styl miejscami nakazowa całkowicie rekomendacyjna
kierowana planem (procesy deterministyczne) zmianą (procesy emipiryczne)
paradygmat procesowy adaptacyjny (zmiana)
szczegółowe wymagania określone z góry (BDUF) odkrywane w trackie (EDUF)
podejście do zmiany zmiana jest kontrolowana, formalnie analizowana zmiana jest nieunikniona, naturalny, nieunikniony element życia projektu

Podumowując

agile6PRINCE2 Agile to bardzo dobre blended Whisky. W smaku czuć lekki, subtelny smak zwinności wraz z bogatym doświadczeniem oraz dziedzictwem kaskadowości :) Dla tych osób, które lubią hybrydowe rozwiązania P2A jest świetną pozycją, obrazującą gdzie i w jaki sposób możemy zaadaptować Agila, a gdzie powinniśmy trzymać się „konserwatywnego” stylu zarządzania. Uważam, że takie podejście jest przyszłością i z biegiem czasu hybrydowe rozwiązania staną się codziennością. Naszą garderobę (biura PMO) powinniśmy na stałe wyposażyć w nowe szaty księcia (wiedza merytoryczna z P2A), bez względu na to czy będziemy zakładać je codzienne, czy tylko od święta.

PODZIEL SIĘ
Mirosław Dąbrowski
Chief Operating Officer (COO) w ENP rozwijającej, wdrażającej i utrzymującej platformy eCommernce o łącznych rocznym cash-flow przekraczającym 10 mld PLN. Agile & Lean Coach. Konsultant oraz architekt rozwiązań IT z bogatym 13 letnim doświadczeniem w informatyce (help-desk, programista, tester, grafik, UX designer, analityk biznesowy i systemowy, administrator, kierownik projektu, audytor, product manager, scrum mastera, dyrektor). Mocno związany z inżynierią oprogramowania oraz ecommerce. Posiada 5 lat międzynarodowego doświadczenia jako Agile Coach (8+ jako Scrum Master). W Polsce uczestniczył w transformacjach między innymi w ABC Data oraz BZWBK. Autor narzędzi do badania dojrzałości projektów zwinnych. Anglojęzyczny, międzynarodowy trener z szerokiego obszaru zarządzania oraz umiejętności miękkich (zarządzania tradycyjne oraz zwinne) oraz IT (programowanie, testy, bezpieczeństwo, audyt). Posiada 12 lat aktywnej praktyki trenerskiej w ramach której przeszkolił oraz coachował ponad 5000 osób w Europie. Wiodący autor 50 akredytowanych szkoleń. Akredytowany trener PRINCE2, PRINCE2 Agile, MSP, MoP, P3O, ITIL, MoV, M_o_R, PRINCE2 Agile, RESILIA, AgilePM, OBASHI, ASL2, BiSL i wielu innych standardów. Facylitator Playing Lean oraz Lean Startup. Ma za sobą ponad 100 certyfikacji w zakresu inżynierii IT oraz szeroko pojętego zarządzania. Twórca 50+ interaktywnych map myśli nt. zarządzania oraz IT (ponad 2mln odwiedzin i 150.000 polubień): www.miroslawdabrowski.com. Prelegent na wielu międzynarodowych konferencjach (w tym tych największych jak Agile Europe organizowanych przez Agile Alliance), autor, mentor, wykładowca. Aktywny członek zarządu PMI Poland Chapter. Inicjator programu transformacji usług IT w PMI PC. Jako IT Product Manager jest odpowiedzialny za portfel inwestycyjny z obszaru portali internetowych. Dba o roadmapę oraz wizję rozwoju (w tym utrzymanie oraz standaryzację) w ramach 10 portali internetowych PMI PC. Dwukrotny finalista prestiżowego międzynarodowego konkursu Agile Awards w kategoriach: "Najlepszy zespół stosujący metodykę DSDM/AgilePM" oraz "Wkład w promocję metodyki DSDM/AgilePM na świecie". Jedyny w Polsce certyfikowany DSDM Agile Trainer-Coach oraz Certified Disciplined Agile Coach (CDAC). Ekspert merytoryczny organizacji AXELOS (właściciela metodyki PRINCE2). Tłumacz standardu PRINCE2 Agile. Ambasador konsorcjum DSDM International (pierwszy w Polsce certyfikowany DSDM Agile Professional). Tłumacz metodyki AgilePM. Pasjonat metodycznego podejścia do zarządzania projektami oraz nieustannego rozwoju ku nieokreślonej doskonałości.

BRAK KOMENTARZY

ZOSTAW ODPOWIEDŹ