MS Project jako narzędzie do zarządzania projektami

Lekcja 2. Wpisywanie zadań tworzących projekt, informacji o nich i łączenie ich w logiczną sieć.

Aby rozpocząć tworzenie wykresu Gantta, musimy wiedzieć już co nieco o zadaniach składających się na nasz projekt. Zakładając, że odbyliśmy już naradę, burzę mózgów, rozrysowaliśmy WBS-a, przystępujemy do pracy. MS Project pozwala na losowe wpisywanie zadań, bez uprzedniego hierarchizowania i kolejkowania ich. Takie funkcje jak” wstaw zadanie, wytnij, kopiuj, wklej pozwalają na dowolną edycję listy.

Założenie: Nasz projekt to „sobotnie zakupy”.

Zadania składające się na projekt: przygotowanie listy zakupów, wyjście z domu, dojazd do marketu, wizyta w sklepach: spożywczym, monopolowym, AGD, drogerii; zjedzenie hot doga w barze, powrót do domu. Sporadycznie pojawią się opóźnienia w projekcie w rodzaju spotkań i rozmów ze spotkanymi znajomymi. Zakładamy też, że sklepy nie są w jednym miejscu, czyli, że trzeba będzie wykonać kilka kursów samochodem. Zanim przystąpimy do pracy ustawmy dzień rozpoczęcia projektu na dowolną sobotę i określmy godziny pracy na „Od: 9:00” „Do: 20:00”.

Przystępujemy do pracy.

Klikamy pierwszy prostokąt w kolumnie „Nazwa zadania”. Wpisujemy „Przygotowanie listy zakupów.” Wciskamy Enter i wpisujemy kolejne zadania.

2_1

Taka lista jak powyżej powinna pojawić się na naszym monitorze. W kolumnie Cz.trw. wpiszmy przybliżone czasy trwania. Pamiętajmy, aby używać jednostki „godz.”. Jednostka „dn.” zarezerwowana jest dla zadań, których czas trwania mierzymy w dniach. W tym przypadku cały projekt nie będzie trwał dłużej niż jeden dzień. Proponowane czasy trwania zawiera poniższy obraz:

2_2

Wstawianie nowego zadania.

Zakładając, że w drogerii spotkaliśmy gadatliwą znajomą i zajęło nam 15 min rozmawianie z nią, wpiszmy to zadanie do harmonogramu. W dużych projektach należy rozsądnie przyjąć najmniejszą jednostkę czasu, która nas interesuje. Jeżeli projekt trwa 1 rok to nie ma większego sensu wpisywać zadań krótszych niż 1 dzień, chyba że są to zadania strategiczne, bardzo istotne z punktu widzenia projektu. Kliknijmy prawym przyciskiem na numerek 8, reprezentujący zadanie ósme – posiłek w barze. Kliknijmy „nowe zadanie”. Wpiszmy „Rozmowa z Krysią” i wpiszmy odpowiedni czas trwania (0,25 godz.).

Łączenie zadań.

Kolejność zadań wynika z ich logicznego następstwa i liczby osób je wykonujących. Logicznym następstwem przygotowania listy zakupów jest wyjście z domu. Dlatego kliknijmy dwukrotnie zadanie „wyjście z domu”. Pokaże się nam okienko „Informacje o zadaniu” – kliknijmy zakładkę „Poprzedniki”. W tym miejscu określa się które zadania muszą się skończyć aby obecne mogło się rozpocząć. W kolumnie „Id” wpiszmy „1”, reprezentującą zadanie nr jeden. Po wpisaniu i zatwierdzeniu enterem pozostałe kolumny wypełniają się automatycznie.

Kolumna „Typ” określa rodzaj zależności między zadaniami. Najpowszechniejszy typ „zakończenie – rozpoczęcie” jest wartością domyślną i mówi nam o tym, że aby rozpoczęło się zadanie „N”, musi zakończyć się zadanie „N-1”. Innym spotykanym typem jest „rozpoczęcie – rozpoczęcie” – dwa zadania muszą rozpocząć się w tym samym momencie. Jeżeli jedno z nich może rozpocząć się wcześniej (pozwala na to zapas czasu) a drugie nie, to nie możemy skorzystać z zapasu czasu – program wybiera pierwszy możliwy termin rozpoczęcia obydwu naraz. Podobnie ma się z typem „zakończenie – zakończenie”. Typ „Rozpoczęcie – zakończenie” jest rzadko spotykaną zależnością i w zasadzie nie ma potrzeby jej omawiania.

W ten sam sposób wpiszmy kolejne zależności. Wybierzmy polecenie „Widok – powiększenie”. Kiknijmy opcję „Cały projekt” i OK. Dzięki temu widzimy wykres Gantta w całej okazałości.

2_3

W kolejnej lekcji zapoznamy się z funkcjami dotyczącymi zasobów w MS Project.

BRAK KOMENTARZY

ZOSTAW ODPOWIEDŹ