W celu znalezienia najlepszego sposobu rozwiązania jakiegoś problemu, należy, najogólniej mówiąc:

  • Zebrać pomysły na rozwiązanie tego problemu
  • Poddać je analizie i ocenie
  • Dokonać wyboru

Co to za metoda?

Jedną z metod stosowanych w fazie zbierania pomysłów, jest burza mózgów. Metoda ta została wymyślona w USA, w roku 1941. Polega na wspólnym wymyślaniu rozwiązań przez grupę osób, przy zastosowaniu następujących zasad:

  • Całkowite oddzielenie fazy zbierania pomysłów od fazy analizy / oceny. Każdy wygenerowany pomysł zostaje zapisany, nawet gdyby jego bezsensowność wydawała się oczywista.
  • Zakaz wypowiadania, w fazie zbierania pomysłów, jakichkolwiek krytycznych uwag, zarówno opartych na konkretach, np.: „nie mamy na to środków”, jak i „ogólnych”, takich jak: „to się nigdy nie uda”, „próbowaliśmy już tego”, „to wygeneruje dużo roboty papierkowej” itp.

Przykładem ścisłego przestrzegania zasad, mogą być burze mózgów organizowane w Wielkiej Brytanii, w czasie drugiej wojny światowej. Ich celem było znalezienie sposobu przeciwdziałania atakom niemieckich łodzi podwodnych na konwoje płynące przez Atlantyk. W archiwach do dzisiaj zachowały się takie pomysły, jak np.: „zamrozić cały Atlantyk, bo w lodzie U-booty nie będą mogły pływać”. Nawet takie propozycje, były zgodnie z zasadami sztuki zapisywane jako potencjalne rozwiązania, i były odrzucane dopiero na etapie analizy i oceny.

Gdzie burza mózgów się przydaje?

Metoda burzy mózgów może być stosowana praktycznie wszędzie, gdzie trzeba coś ulepszyć, albo wymyślić coś nowego. Przykładowo, używa się jej do wymyślania nowych (lub ulepszania istniejących):

  • Strategii marketingowych
  • Technik badawczych
  • Publikacji
  • Usług
  • Procesów
  • Sposobów badania rynku
  • Metod zarządzania
  • Struktur firmy
  • Procedur wewnętrznych w firmie
  • Polis ubezpieczeniowych

Metodę burzy mózgów warto stosować, ponieważ w ten sposób można uniknąć różnych problemów, które często występują w procesie podejmowania decyzji, szczególnie wtedy kiedy każdy pomysł jest na bieżąco analizowany i oceniany. Przykłady takich problemów:

  • W grupie są uczestnicy o znacznie większym doświadczeniu niż pozostali. W takiej sytuacji inne osoby nieraz czują się „zwolnione z myślenia”, bo automatycznie zakładają, że tylko tamci są w stanie wymyśleć coś sensownego.
  • W grupie są osoby lubiące popisywać się publicznie kosztem innych, a prowadzący spotkanie nie potrafi takich osób odpowiednio i w porę spacyfikować. Wtedy bardziej nieśmiali uczestnicy mogą obawiać się zabrania głosu, żeby ich pomysł nie został od razu skrytykowany i wyśmiany.
  • Zdarzają się uczestnicy, dla których głównym celem spotkania jest podlizywanie się komuś. Taki uczestnik nie stara się wymyśleć nic konstruktywnego, a jedynie skupia się na demonstrowaniu swojego poparcia dla pomysłów tej osoby.
  • Zdarzają się uczestnicy, którzy mają silną potrzebę bycia w zgodzie z grupą. Tacy uczestnicy automatycznie przychylają się do zdania pozostałych, nie starając się w pełni wykorzystać swojej kreatywności.
  • Jeśli ktoś zgłosi pomysł, który zostanie skrytykowany, to może podświadomie odczuwać zahamowanie przed zgłaszaniem kolejnych pomysłów.
  • Zdarzają się ludzie, odczuwający podświadomy lęk przed prezentowaniem swoich pomysłów w sytuacji, gdy własne pomysły prezentują jednocześnie osoby o większym autorytecie.

W odróżnieniu od tego, metoda burzy mózgów zapewnia swobodne środowisko, w którym zachęca się każdego do zabierania głosu, mile widziane są nawet najbardziej dziwaczne pomysły, i każdy może się wypowiedzieć bez obawy o negatywną reakcję pozostałych uczestników.

Reasumując: efektywność metody burzy mózgów wynika z powodów psychologicznych, a nie technicznych. Metoda ta pozwala ludziom otworzyć się i swobodnie rozwinąć swoją kreatywność, a dzieje się to dzięki wyeliminowaniu wielu problemów związanych ze stosunkami międzyludzkimi i działaniem podświadomości.

Kiedy nie stosować burzy mózgów?

Należy jednak podkreślić, że burza mózgów nie jest metodą uniwersalną, którą warto stosować do rozwiązywania dowolnych problemów. Najlepiej sprawdza się w sytuacji, gdy chcemy wygenerować jak najwięcej pomysłów i potencjalnych rozwiązań, a także mamy konkretnie zdefiniowany cel, który chcemy osiągnąć (uwaga: definicja celu nie może sugerować sposobu jego rozwiązania, bo wpływałoby to na sposób myślenia uczestników burzy mózgów, który z założenia powinien być jak najbardziej swobodny).

Metoda burzy mózgów nie jest natomiast odpowiednim narzędziem do analizy, dokonywania wyboru spośród już istniejącego, ograniczonego zbioru możliwych rozwiązań, czy też rozwiązywania problemów wymagających jedynie działań technicznych, takich jak obliczenia matematyczne czy symulacja komputerowa.

Przed zastosowaniem tej metody, należy również wziąć pod uwagę koszty. Być może, z biznesowego punktu widzenia, bardziej się opłaci wcielić w życie jakieś znane już rozwiązanie, niż poświęcać czas i pieniądze na wymyślanie innych rozwiązań.

Organizowanie burzy mózgów

Organizując burzę mózgów, należy:

  • Opracować pisemną definicję celu. Powinna być konkretna i precyzyjna, a przy tym – co ważne – nie zawierać sugestii dotyczących sposobu osiągnięcia celu.
  • Sporządzić listę uczestników. Najlepiej, żeby znaleźli się na niej ludzie z różnymi kompetencjami, różnym doświadczeniem, a także dodatkowa osoba, której jedynym zadaniem będzie zapisywanie pomysłów zgłaszanych przez uczestników.
  • Zarezerwować salę odpowiedniej wielkości, z odpowiednim wyposażeniem (tablica, rzutnik, itp.). Najlepiej jeśli w sali jest okrągły stół, albo jeśli możliwe jest ustawienie stołów w kształt koła, tak żeby nikt nie siedział na eksponowanym miejscu w głowie stołu.
  • Przygotować dla każdego uczestnika notatnik i długopis. Wbrew pozorom, jest to naprawdę ważne. Chodzi o to, żeby każdy miał możliwość natychmiastowego zapisania pomysłu, który przyjdzie mu do głowy, a którego nie może od razu przedstawić, bo akurat mówi ktoś inny. Bez tego, może się zdarzyć że uczestnik zapomni co wymyślił, zanim przyjdzie na niego pora zabrania głosu.
  • Wysłać do uczestników zaproszenie. Oprócz standardowych informacji, takich jak cel spotkania, miejsce, data i czas, powinno ono zawierać zasady burzy mózgów. Dzięki temu, przychodząc na spotkanie, uczestnicy będą z góry wiedzieli że wszystkie pomysły są mile widziane, warto rozwijać pomysły zgłaszane przez innych, im więcej propozycji tym lepiej, i nie jest dozwolone krytykowanie w fazie zgłaszania pomysłów.

Na początku burzy mózgów, należy:

  • Przedstawić cel spotkania, w taki sposób żeby nie sugerować rozwiązań, i zaznaczyć że chcemy wygenerować jak najwięcej pomysłów.
  • Dać uczestnikom czas, żeby mogli się samodzielnie zastanowić.
  • Poprosić uczestników o przedstawienie swoich pomysłów.

W trakcie prowadzenia burzy mózgów, należy:

  • Zachęcać uczestników do zgłaszania jak największej liczby pomysłów, nawet takich, które na pierwszy rzut oka wydają się niepraktyczne.
  • Starać się budować pozytywną, entuzjastyczną atmosferę.
  • Zachęcać ludzi do rozwijania pomysłów zgłaszanych przez innych.
  • Zachęcać osoby skryte i małomówne do zabierania głosu. Pomocne w tym może być postawienie na środku sali czegoś, na czym uczestnicy będą mogli skupić wzrok. Dzięki temu, osoby nieśmiałe, w trakcie wypowiedzi nie będą musiały patrzeć w oczy pozostałym uczestnikom.
  • Zwracać uwagę, żeby każdy miał szansę się wypowiedzieć. Można w tym celu użyć jakiegoś przedmiotu, który na początku dostanie jeden z uczestników, i ustalić że mówić może tylko ta osoba, u której aktualnie jest ten przedmiot, a po zakończeniu wypowiedzi, przedmiot należy przekazać osobie siedzącej obok, w kierunku zgodnym z ruchem wskazówek zegara.
  • Reagować w przypadku łamania zasad (np. wygłaszania krytycznych uwag). Można każdemu uczestnikowi wręczyć czerwony kartonik, który będzie mógł podnieść w górę, jeśli uzna że ktoś naruszył zasady, a prowadzący tego nie zauważył.
  • Jeśli sesja jest długa – zapewnić odpowiednio częste przerwy, żeby koncentracja uczestników nie ulegała osłabieniu.
  • Jeśli pomysły się wyczerpią, i nikt nie zgłasza nowych – pobudzać kreatywność. Można to robić na różne sposoby, przykładowo: zgłosić kilka własnych pomysłów (trzymanych „w zanadrzu” na taką właśnie chwilę), odczytać na głos co trzeci pomysł z dotychczas utworzonej listy, czy też skorzystać z generatora losowych słów (może się zdarzyć, że nasuną one uczestnikom skojarzenia związane z rozpatrywanym problemem).

Zakończenie burzy

Po zakończeniu burzy mózgów, należy przeprowadzić grupowanie pomysłów. Polega to na identyfikowaniu grup pomysłów, które w gruncie rzeczy oznaczają to samo, i zapisywaniu ich jako pojedynczej propozycji rozwiązania.

Po zgrupowaniu pomysłów, należy przeprowadzić wstępną selekcję. Jej celem jest wybranie pomysłów, które zostaną poddane analizie, i będą brane pod uwagę przy podejmowaniu decyzji. Najprostsza metoda dokonywania takiej selekcji polega na tym, że każdy uczestnik otrzymuje pewną liczbę punktów (zwykle jest to liczba od 5 do 10), a następnie przyznaje punkty tym pomysłom, które najbardziej mu się podobają. Może rozdzielić punkty dowolnie, czyli może np. przyznać po jednym punkcie wielu pomysłom, po kilka punktów kilku pomysłom, albo wszystkie punkty jednemu pomysłowi. Inna metoda wygląda w ten sposób, że każdy uczestnik wybiera 5 pomysłów, które jego zdaniem są najbardziej godne uwagi, i porządkuje je w kolejności od najlepszego. Następnie pierwszy pomysł na liście dostaje 5 punktów, drugi 4, itd.

Na koniec każdej z powyższych metod selekcji, zlicza się punkty które otrzymał każdy pomysł, i na tej podstawie określa się jakie pomysły zostają odrzucone, a jakie będą brane pod uwagę.

Kolejnym etapem jest filtrowanie pomysłów. Polega to na sprawdzeniu listy pomysłów które przeszły przez wstępną selekcję, i wykreśleniu z listy tych, które można z góry odrzucić bez wchodzenia w dokładną analizę. Przykładowo: koszt rozwiązania musi się zawrzeć w granicach określonej kwoty, a któreś z proponowanych rozwiązań przekraczałoby ten koszt. W takim przypadku, to rozwiązanie można od razu odrzucić.

Ostatnią rzeczą, jaką należy zrobić, jest przeprowadzenie analizy decyzyjnej, która pozwoli wybrać rozwiązanie, w największym stopniu spełniające nasze oczekiwania. Taką analizę można przeprowadzić na wiele sposobów. Metodą, która pozwala uwzględnić różne cechy każdego pomysłu, oraz wziąć pod uwagę jakie znaczenia dla ostatecznego rozwiązania ma każda z tych cech, jest wieloatrybutowa analiza użyteczności. Stosuje się ją w następujący sposób:

  • Określamy zbiór cech, które trzeba wziąć pod uwagę przy wyborze rozwiązania (przykładowo, dla kupna samochodu byłyby to: cena, liczba miejsc, pojemność bagażnika, niezawodność, wygląd, itp.).
  • Określamy jak duże znaczenie ma każda cecha względem pozostałych cech. Robimy to przez przypisanie wag (przykładowo: jeśli cena samochodu jest dla nas dwa razy ważniejsza niż wygląd, to cenie przypisujemy wagę 2, a wyglądowi 1).
  • Definiujemy skalę (np. od 0 do 10), w jakiej będziemy przyznawać punkty za posiadanie konkretnych cech.
  • Bierzemy kolejne pomysły z listy, dla każdego z nich bierzemy po kolei wszystkie cechy, i dla każdej cechy, przyznajemy danemu pomysłowi odpowiednią liczbę punktów za tą cechę.
  • Kiedy skończymy przyznawać punkty wszystkim pomysłom, określamy ile punktów z uwzględnieniem wag zgromadził każdy pomysł. W tym celu, bierzemy kolejne pomysły z listy, dla każdego z nich bierzemy po kolei wszystkie cechy, dla każdej cechy patrzymy ile punktów ma ten pomysł za tą cechę, i mnożymy tą ilość punktów przez wagę danej cechy. Następnie sumujemy wyniki powstałe z przemnożenia punktów przez wagi, dla wszystkich cech danego pomysłu.
  • Pomysł, który w ostatecznym rachunku zgromadził najwięcej punktów po uwzględnieniu wag, w największym stopniu spełnia nasze oczekiwania.

Alternatywne podejście

Jeśli burza mózgów, zorganizowana według standardowych zasad, nie przyniesie rozwiązania, można spróbować podejścia alternatywnego, zwanego odwrotną burzą mózgów. Polega to na tym, że:

  • Określamy cel, który chcemy osiągnąć
  • Definiujemy cel odwrotny (np. jeśli faktycznym celem jest rozwiązanie jakiegoś problemu, to celem odwrotnym będzie spowodowanie, żeby ten problem stał się jeszcze większy)
  • Metodą burzy mózgów szukamy pomysłów na osiągnięcie celu odwrotnego
  • Na podstawie znalezionych pomysłów osiągnięcia celu odwrotnego, opracowujemy pomysły osiągnięcia celu faktycznego
  • Dalej postępujemy już w sposób standardowy (grupowanie pomysłów, wstępna selekcja, itd.).

Przykładowo, załóżmy, że menadżer przychodni lekarskiej chce, żeby pacjenci byli bardziej zadowoleni z poziomu usług. Szukanie sposobów metodą odwrotnej burzy mózgów, wyglądałoby wówczas następująco. Najpierw – określenie celu: „zwiększyć satysfakcję pacjenta”. Następnie – określenie celu odwrotnego: „zmniejszyć satysfakcję pacjenta”. A dalej – szukanie pomysłów osiągnięcia celu odwrotnego. Przykładowo, mogłyby to być następujące pomysły:

  • Usunąć krzesła z poczekalni
  • Zlikwidować poczekalnię, żeby pacjenci musieli czekać na zewnątrz budynku
  • Umawiać dwóch pacjentów na tą samą godzinę, do tego samego lekarza
  • Rozmawiać o problemach pacjentów, w obecności innych pacjentów.

Teraz, mając już znalezione pomysły na osiągnięcie celu odwrotnego, można na tej podstawie poszukać pomysłów na osiągnięcie celu faktycznego. Przykładowo, mogłoby to wyglądać w następujący sposób:

  • Możemy zmniejszyć satysfakcję pacjentów, usuwając krzesła z poczekalni. W takim razie zwiększymy ją, jeśli wstawimy tam kilka dodatkowych krzeseł.
  • Możemy zmniejszyć satysfakcję pacjentów, każąc im oczekiwać na wizytę na zewnątrz budynku. Wprawdzie mamy poczekalnię, ale pacjenci którzy zapisują się na pierwszy termin z samego rana, rzeczywiście muszą czekać na zewnątrz aż przychodnia zostanie otwarta. W takim razie, możemy zwiększyć satysfakcję pacjentów, otwierając poczekalnię dziesięć minut przed godziną pierwszych porannych wizyt.

Odwrotna burza mózgów pozwala spojrzeć na problem z innej perspektywy, co może pomóc w wymyśleniu rozwiązań, które nie przyszłyby do głowy przy standardowym toku myślenia. Jest szczególnie użyteczna w przypadku problemów, które powodują że coś nie działa tak jak byśmy chcieli. Inaczej mówiąc, o ile standardowa burza mózgów stara się odpowiedzieć na pytanie: „co powinniśmy zrobić”, odwrotna burza mózgów może wyprodukować więcej odpowiedzi typu: „co powinniśmy przestać robić”.

Burza mózgów w podejmowaniu decyzji

Podstawowym zastosowaniem metody burzy mózgów, jest generowanie pomysłów na osiągnięcie danego celu. Można ją jednak stosować również do generowania pytań, jakie warto zadać przed podjęciem jakiejś decyzji. Inaczej mówiąc – do określenia jakie informacje są nam potrzebne. Wygląda to w następujący sposób:

  • Określamy przedmiot, do którego mają się odnosić pytania
  • Określamy kategorie pytań
  • Metodą burzy mózgów wymyślamy jak najwięcej pytań dla każdej kategorii (uwaga: w trakcie wymyślania pytań, nie zastanawiamy się nad odpowiedziami, staramy się jedynie wygenerować jak najwięcej pytań)
  • Po zakończeniu wymyślania pytań, uzyskujemy na nie odpowiedzi
  • Jeśli po uzyskaniu odpowiedzi stwierdzimy, że potrzebujemy bardziej szczegółowych informacji, organizujemy następną sesję burzy mózgów, i w oparciu o posiadane już informacje, generujemy zestaw bardziej szczegółowych pytań
  • Powtarzamy ten cykl (generowanie coraz bardziej szczegółowych pytań i uzyskiwanie odpowiedzi) tak długo, aż będziemy posiadać informacje, które uznamy za wystarczające do podjęcia decyzji.

Przykładowe kategorie pytań, to:

  • Kto (np. „kto będzie pracował nad projektem ?”)
  • Co (np. „co jest w tym lepszego, niż w produkcie konkurencji ?”)
  • Dlaczego (np. „dlaczego nasza konkurencja tego nie produkuje ?”)
  • Gdzie (np. „gdzie będziemy magazynować towary ?”)
  • Kiedy (np. „kiedy rozpocząć produkcję ?”)
  • Jak (np. „jak będziemy to reklamować ?”)

Dowiedz się więcej

Wszystkim zainteresowanym tą tematyką, polecam następujące strony internetowe, z których korzystałem przy pisaniu niniejszego artykułu:

  • http://www.mindtools.com – Strona dotyczy rozmaitych zagadnień związanych z zarządzaniem, takich jak:
    • Podejmowanie decyzji
    • Zarządzanie czasem
    • Rozwiązywanie problemów
    • Burza mózgów
    • Komunikacja
  • http://www.effectivemeetings.com – Strona dotyczy organizowania efektywnych spotkań.
PODZIEL SIĘ
Maciej Dusza
Maciej Dusza jest absolwentem informatyki na wydziale Matematyki, Informatyki i Mechaniki Uniwersytetu Warszawskiego. Od tego czasu pracował w kilku firmach w Polsce, USA, Anglii i Francji, pełniąc funkcje programisty, analityka, projektanta i koordynatora testów, a obecnie pracuje w firmie CGI, na stanowisku: „Konsultant IT”. Jest członkiem British Computer Society (status: Professional Member), oraz członkiem – założycielem Mensy Polska. Jego hobby to nurkowanie.

BRAK KOMENTARZY

ZOSTAW ODPOWIEDŹ