Efektywne Zarządzanie Projektami z automatycznymi księgowaniami w jednym systemie.

Firmy świadczące usługi takie jak konsulting lub IT oraz przedsiębiorstwa inżynieryjne działają w bardzo wymagającym otoczeniu. Projekty muszą być przeprowadzane szybciej, wydajniej i w konkurencyjny sposób. Z jednej strony Klienci oczekują dokładnej i aktualnej informacji o kosztach. Z drugiej strony kierownicy projektów potrzebują szybkiego przeglądu przez prowadzone przez nich projekty, by móc oszacować zyskowność i wychwycić te projekty, które wymagają natychmiastowej interwencji. Tych wymagań nie można spełnić pracując na wielu, rozproszonych systemach. Używanie oddzielnych programów do wprowadzania czasu pracy, planowania projektów, zarządzania danymi Klienta, wystawiania faktur i księgowości jest zbyt wolne, generuje zbyt wiele błędów i kosztów!

Jednolity interfejs użytkownika
ProjectManagement jest zintegrowanym, przystępnym rozwiązaniem do zarządzania projektami i księgowości zaprojektowanym specjalnie, by sprostać potrzebą małych i średnich przedsiębiorstw. Rozwiązanie do zarządzania projektami obsługuje cały obieg dokumentów w tych przedsiębiorstwach począwszy od planowania projektu, poprzez wprowadzanie danych i ich zatwierdzanie, aż po analizy finansowe. Aplikacja dostarcza upoważnionym pracownikom bieżący dostęp do wszystkich niezbędnych informacji, których potrzebują do podejmowania decyzji. ProjectManagement jest nie tylko prostym w użyciu i przystępnym rozwiązaniem ale również posiadającym bogatą funkcjonalność i dającym się łatwo dostosować do unikalnych potrzeb Klientów.

Bezpośredni dostęp do wszystkich danych projektów
Moduł do zarządzania projektami, który zawiera kompletne dane dotyczące m.in. pracowników, materiałów i umów umożliwia użytkownikowi planować projekty, kalkulować koszty, zarządzać statusem projektu, wystawiać faktury i dostarczać dane do modułu księgowości. Dodatkowo, aplikacja umożliwia autoryzowanym użytkownikom na bezpośredni dostęp do wszystkich niezbędnych danych.

Zatwierdzanie-Projektem-SUPREMIS

Przystępne rozwiązanie z krótkim czasem wdrożenia
Wdrożenie rozwiązania zajmuje zaledwie kilkanaście dni, a proces szkolenia użytkowników przebiega szybko z względu na intuicyjny interfejs użytkownika i przyjazne środowisko Windows. Cały system pracuje na jednym serwerze, co redukuje wstępny i bieżący koszt utrzymania. Co więcej rozwiązanie może być łatwo dostosowane do indywidualnych procesów biznesowych Klienta poprzez wykorzystanie dodatkowych pól, różnych typów danych, dokumentów czy zapytań.

Efektywna kalkulacja ceny i zarządzanie ofertami 
Na etapie ofertowania tworzony jest wstępny projekt. ProjectManagement umożliwia użytkownikowi na dokładną kalkulację ceny i kosztów biorąc przy tym pod uwagę zespoły pracowników, pracowników, materiały i koszty podróży. Projekty wstępne mogą zostać prosto przekształcone w ofertę, która może stać się Szansą Sprzedaży w module CRM. Dla przykładu, można oszacować prawdopodobieństwo sprzedaży na etapie ofertowania, a sama oferta może zostać podłączona z działaniem takim jak rozmowa telefoniczna lub spotkanie.

Planowanie projektu z wieloma wersjami i strukturą wielofazową
Jeżeli oferta zostanie zaakceptowana i wpłynie zamówienie plany powinny zostać zmienione. ProjectManagement pozwala na tworzenie różnych wersji planu takich jak: planowanie wstępnego projektu(zablokowane), planowanie wstępnego projektu, plan główny i  bieżący, które to umożliwiają dla przykładu kalkulację pracy w toku według międzynarodowych standardów rachunkowości. ProjectManagement pozwala użytkownikowi na tworzenie różnych scenariuszy procesu w powiązaniu z wersjami planu. Może to być planowanie od najbardziej ogólnego (bez przydzielania zasobów), aż po szczegółowe plany z wyznaczonymi datami i przydzielonymi  zespołami lub konkretnymi pracownikami. Kierownicy projektów mogą ponadto uprościć duże i skomplikowane projekty poprzez tworzenie hierarchicznej struktury wielofazowej.

Elastyczne planowanie na podstawie wykresu GANTTA dla zasobów i faz projektu
ProjectManagement umożliwia planowanie z wykorzystaniem dynamicznego wykresu GANTTA. Można w prosty sposób wprowadzać zmiany z wykorzystaniem metody „przeciągnij i upuść”. Wykorzystanie jest na bieżąco oceniane, a rozwiązanie wykorzystuje kolory do wyświetlenia nadmiernego wykorzystanie pracownika lub zespołu.

Wykres GANTT’A przedstawia planowane fazy i działania związanymi podziałem prac w ramach projektu. Wykres wykorzystuje kolory do pokazania nadmiernego wykorzystania zasobu
Wykres GANTT’A przedstawia planowane fazy i działania związanymi podziałem prac w ramach projektu. Wykres wykorzystuje kolory do pokazania nadmiernego wykorzystania zasobu

Dwustronne połączenie z MS Project umożliwia synchronizację struktury faz projektu, planowanych wartości oraz zasobów w dowolnym czasie  poprzez gotowy interfejs. Dodatkowo, bieżące dane mogą zostać wyeksportowane do MS Project.

Zakupy związana z fazą projektu
ProjectManagement wspomaga użytkownika z procesie obsługi zamówień związanym z projektami – począwszy od zapytania ofertowego wysłanego do różnych dostawców, aż po fakturę zakupu. Zarejestrowane usługi świadczone przez zewnętrznych kooperantów mogą zostać również uwzględnione podczas generowania faktur zakupu.

Dokładne, związane z projektem rejestrowanie danych
Jeżeli projekt zostanie otwarty do wprowadzania zapisów, pracownicy mogą rejestrować czas pracy zarówno poprzez wprowadzania godzin, jak i konkretnego czasu rozpoczęcia i zakończenia. Jeżeli nie mają dostępu do standardowego systemu lub aplikacji internetowej, administratorzy mogą zostać upoważnieni do rejestrowania czasu pracy w imieniu pracowników. Wprowadzanie godzin pracy jest proste i bierze pod uwagę różne wzorce pracy, modele czasu pracy i kalendarze wraz z okresami świątecznymi, które są specyficzne dla kraju poszczególnych pracowników. Koszty materiałów poniesione w trakcie projektu mogą zostać przyporządkowane do właściwego projektu zgodnie z uzgodnionymi warunkami. Informacja zwrotna dotycząca potrzebnych godzin  lub wiadomość o stopniu zaawansowania prac wspomaga kierownika projektu w bieżącym planowaniu prac.

Dokładne fakturowanie i księgowość łącznie z kosztami podróży
Bieżące dane wprowadzanie przez pracowników muszą zostać zatwierdzone przez kierownika projektu. Przeglądając wpisy kierownik projektu decyduje o ilości godzin, materiałach czy kosztach podróży, które mają być zafakturowane Klientowi. Kreator księgowy prowadzi użytkownika przez różne kryteria generowania dokumentu takie jak: uzgodniona data płatności, okres, kamienie milowe, według zmienny lub stałych cen. Po zatwierdzeniu dane są wysyłane do modułu księgowego. Dodatkowo pracownicy mogą otrzymać zwrot poniesionych wydatków związanych z podróżą.

Dystrybucja kosztów i przychodów między działami firmy oraz między oddziałami
Poza standardowym mechanizmem fakturowania Klientów, ProjectManagement umożliwia dystrybucję kosztów i przychodów wewnątrz firm jak również między spółkami zależnymi. Usługi lub wydatki związane z podróżą mogą być transferowane pomiędzy centrami zysków, oddziałami lub firmami należącymi do grupy kapitałowej lub holdingu.

Lepsza kontrola finansów i zasobów
W każdym momencie dostępne są dane dotyczące wszystkich bieżących lub planowanych projektów i zasobów. ProjectManagement dostarcza gotowych raportów takich jak: Raport Stopnia Zaawansowania Prac, Wielostopniowa Analiza Marż, Raport Ogólny Projektu i Pracownika, Porównanie Wartości Bieżących/Docelowych itp. Wszystkie raporty są  możliwe do edycji przez użytkownika. Limity autoryzacyjne definiowane dla każdego raportu zapewniają, że każdy użytkownik uzyska dostęp tylko do danych, których potrzebuje.

Klient Internetowy: dostęp do danych niezależny od lokalizacji
Niezależnie od możliwości wprowadzania wykonanych prac, zużytych materiałów lub wydatków związanych z podróżą, Klient Internetowy umożliwia dostęp do różnych danych Klienta, finansowych oraz danych projektu takich jak: dane kontaktowe i adresowe, oferty, dokumenty dostaw, faktury, noty kredytowe, płatności, umowy itp. Klient Internetowy jest specjalnie użyteczny dla przedstawicieli handlowych lub członków zespołu projektowego, jeżeli szybko potrzebują konkretnych informacji będąc w siedzibie Klienta lub jeżeli chcą dostarczyć Klientowi raport usług bezpośrednio na miejscu.

Informacje dotyczące Klienta w aplikacji internetowej
Informacje dotyczące Klienta w aplikacji internetowej

ProjectManagement z globalnym zasięgiem
ProjectManagement sięga rynków globalnych: ProjectManagement wspiera użycie wielu wersji językowych, wielu firm oraz wielu walut. Oprogramowanie jest dostępne w różnych językach i zostało już dostosowane do wymagań prawnych wielu krajów. Sieć wykwalifikowanych partnerów biznesowych zapewnia lokalną obsługę i wsparcie.

Wsparcie techniczne dla firm informatycznych
Funkcjonalność wsparcia technicznego umożliwia kierownikom zarządzanie oprogramowaniem w wielu wersjach i różnych konfiguracjach modułowych. Zgłoszenia Klienta lub wnioski o modyfikację są zapisywane w module wsparcia technicznego w ramach Klienta Internetowego. Funkcjonalność wsparcia technicznego umożliwia użytkownikom przyporządkowywanie priorytetów, dodawanie komentarzy oraz śledzenie statusu zgłoszeń. Ponadto można rejestrować czas obsługi pojedynczego zgłoszenia serwisowego. Jeżeli rejestrowany jest czas poświecony na obsługę zgłoszeń, to możliwe jest przydzielone kosztów i śledzenie rentowności wsparcia technicznego. Koszty mogą być analizowane z dokładnością do pojedynczego zgłoszenia.

„Przeniesienie zarządzania wszystkimi procesami biznesowymi do SAP Business One okazało się zyskowne i pozwoli nam osiągnąć dobry zwrot z inwestycji.” – Tilman Au, Dyrektor ds. Sprzedaży i Marketingu, New Identity AG

W Skrócie

Podsumowanie
ProjectManagement jest specjalnie zaprojektowane dla małych i średnich przedsiębiorstw, które zarządzają projektami w działalności usługowej takiej jak konsulting oraz firm informatycznych i inżynieryjnych. Rozwiązanie obsługuje cały obieg dokumentów w tych przedsiębiorstwach  począwszy od  projektu do wbudowanych analiz biznesowych. Wraz z ProjectManagement masz ciągły dostęp do bieżących danych dotyczących Twojego biznesu, dzięki czemu uczynisz Swój biznes bardziej dochodowym.

ProjectManagement spełnia Twoje potrzeby

  • Umożliwia bardziej efektywne planowanie Twoich projektów
  • Pozwala szybciej i w bardziej elastyczny sposób spełniać wymagania Klientów
  • Wbudowane analizy pozwalają sprawdzać zyskowność oraz ostrzegają o problemach wymagających natychmiastowej interwencji
  • Masz dostęp do wszystkich niezbędnych informacji bez względu na czas i miejsce, w którym się znajdujesz.

Korzyści biznesowe

  • ProjectManagement jest systemem zintegrowanym i dzięki temu pozwala uniknąć kosztownego i generującego błędy wielokrotnego wprowadzania tych samych danych
  • ProjectManagement jest potężnym narzędziem do planowania wraz ze złożonym opcjami, elastycznym interfejsem (np. Planowanie zasobów, Planowanie z wykorzystaniem dynamicznego wykresu GANTTA oraz planowanie wielu projektów). Umożliwia ponadto import i eksport danych z MS Project.
  • Aplikacja internetowa pozwala na wprowadzanie danych i analizowanie Klientów i danych projektów bez względu na miejsce i czas.
  • ProjectManagement prowadzi użytkownika we wprowadzaniu kosztów podróży. Koszty mogą zostać przerzucone na Klienta lub zaksięgowane wewnętrznie
  • Zaawansowane narzędzie kontrolingowe i raportujące takie jak: Raport stopnia realizacji projektów lub wielostopniowa analiza marży.
  • Internetowy dział serwisu pozwala na obsługę całego przebiegu zgłoszeń serwisowych począwszy od zarejestrowania zgłoszenia, obsłużenia go, aż po skuteczne zamknięcie zgłoszenia. Klienci i pracownicy wprowadzają zgłoszenia, a aplikacja pozwala na wprowadzanie wszystkich dokumentów. Po skutecznym zamknięci zgłoszenia Klient może zostać zafakturowany
  • ProjectManagement jest prostym w użyciu rozwiązaniem wraz z krótkim czasem wdrożenia.

Pozostałe funkcje oprogramowania

  • Prosty serwis powdrożeniowy Cały system działa na jednym serwerze przez co redukowany jest początkowy i bieżący koszt utrzymania
  • Proste dostosowania Aplikacja może zostać prosto dostosowana do specyficznych procesów zachodzących u Klienta poprzez dodatkowe pola, typy danych, dokumentów i zapytań.

Jeżeli jesteś zainteresowany ProjectManagement, to skontaktuj się z nami i umów się na bezpłatną prezentację.

SUPREMIS Sp. z o.o. – Złoty Parter SAP
ul. Nowa 17 Stara Iwiczna, Piaseczno k. W-wy 022 717 56 95
ul. Grochowa 2a/306, Białystok 085 742 44 14

info@supremis.pl
www.supremis.pl

2 KOMENTARZE

  1. Zgadzam się, że „używanie oddzielnych programów do wprowadzania czasu pracy, planowania projektów, zarządzania danymi Klienta, wystawiania faktur i księgowości jest zbyt wolne, generuje zbyt wiele błędów i kosztów.” Szkoda jednak, że program zapomniał o dobrym interfejsie. To też generuje koszty, bo trzeba poświęcać na to cenny czas.

  2. Jeśli firma może się dostosować w pewnym stopniu do oprogramowania to można wybrać z gotowych systemów CRM. Jeśli jednak nie ma miejsca na kompromisy to niezbędna jest stworzenie czegoś pod firmę.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ