„W celu jak najlepszego wykorzystania wiedzy z poprzednich projektów należy utworzyć biuro projektów.”

Infrastrukturalne projekty inwestycyjne.

Potrzeby dostosowania organizacji do wymagań projektów unijnych na przykładzie Transprojektu Gdańskiego sp. z o.o.

Transprojekt Gdański Sp. z o.o. jest kontynuatorem Centralnego Biura Studiów i Projektów Komunikacji w Warszawie, które zostało powołane w 1948 roku. W roku 1952, w Gdańsku, powstał Oddział Gdański jako Zespół Terenowy Centralnego Biura Studiów i Projektów Transportu Drogowego i Lotniczego. Firma była wielokrotnie przekształcana, ostatecznie w 1991 roku zawiązano Spółkę Pracowniczą z ograniczoną odpowiedzialnością.

Przez cały okres działalności firma zajmowała się projektowaniem technicznym w branży drogowo – mostowej. Zakres oferowanych usług został rozszerzony w 1996 roku o consulting w zakresie sprawowania nadzoru inwestorskiego oraz funkcji Inżyniera Kontraktu w oparciu o procedury zarządcze Banku Światowego oraz procedury FIDIC przy realizacji dużych projektów infrastruktury drogowej.

Dotychczasowa organizacja firmy została pokazana na rysunku poniżej.

SZP1

Ilość powołanych zespołów nadzoru inwestorskiego zależna jest od zapotrzebowania wynikającego z wygranych kontraktów na pełnienie nadzoru. Wobec konieczności obsługi, w chwili obecnej, 7 kontraktów zdecydowano o powołaniu Pracowni Zespołów Nadzoru Inwestorskiego w ramach której realizowane będą wszystkie niezbędne zadania związane z pełnieniem nadzoru inwestorskiego oraz obsługą tej działalności w ramach firmy. Schemat organizacyjny firmy po tej zmianie przedstawiono na kolejnym rysunku.

SZP2

Transprojekt Gdański Sp. z o.o. – „ Gdzie jesteśmy?”

Projekty na pełnienie nadzoru inwestorskiego. Projekt polegający na pełnieniu nadzoru inwestorskiego nad robotami realizowanymi w ramach dużych projektów infrastrukturalnych jest szczególnym rodzajem projektu, ponieważ jest ściśle powiązany z projektem realizacji robót Wykonawcy robót budowlanych, o warunkach brzegowych (początek i koniec) narzuconych przez Inwestora lub instytucję współfinansującą. Celem projektu pełnienia nadzoru inwestorskiego jest poprzez kontrolę warunków Umowy Inwestor – Wykonawca robót doprowadzenie do zrealizowania przez Wykonawcę robót budowlanych określonej inwestycji, w założonym czasie, spełniającej określone w Specyfikacjach Technicznych wymagania jakościowe i rozliczonej na podstawie kosztorysu ofertowego.

Obecnie umowy na realizację projektów infrastrukturalnych, zwłaszcza współfinansowanych z funduszy unijnych, zawierane są na bazie „Warunków Kontraktu na budowę dla Robót Budowlanych i Inżynieryjnych Projektowanych przez Zamawiającego” (FIDIC). Warunki te szczegółowo określają zakres i zasady działania stron Kontraktu: Inwestor – Wykonawca Robót budowlanych oraz Inżyniera, który stoi na straży Warunków Kontraktu. Projekt na pełnienie nadzoru inwestorskiego w znacznej mierze lub całkowicie pokrywa się z funkcją Inżyniera zdefiniowaną w FIDIC-owskich „Warunków Kontraktu na budowę dla Robót Budowlanych i Inżynieryjnych Projektowanych przez Zamawiającego” jak również obejmuje wymagania związane z pełnieniem nadzoru inwestorskiego określone w Ustawie „Prawo Budowlane”.

Projekty na pełnienie nadzoru inwestorskiego w korelacji z Projektem inwestycyjnym, zgodnie z metodyką Project Management można podzielić na następujące fazy:

FAZA I – Inicjacja/Definiowanie

Zalążkiem tej fazy jest ogłoszenie Inwestora o przetargu na pełnienie nadzoru inwestorskiego. W naszej rzeczywistości ogłoszenie to pokrywa się w czasie z ogłoszeniem Inwestora o przetargu na wykonanie robót budowlanych. Z punktu widzenia Projektu inwestycyjnego korzystniejszym dla Inwestora byłoby ogłoszenie przetargu na wykonanie robót budowlanych po wyłonieniu nadzoru inwestorskiego (Inżyniera).

Po ustaleniu wstępnych założeń Projektu:

  • lokalizacja,
  • czas trwania,
  • wymagany skład zespołu a zasoby,
  • wymagania dotyczące kwalifikacji i doświadczenia zawodowego zespołu i firmy,

podejmowana jest decyzja o przejściu do kolejnej fazy Projektu.

FAZA II – Planowanie

Na tym etapie przygotowywana jest oferta przetargowa. W ramach oferty ustalane są:

  • Struktura Podziału Prac SPP,
  • Macierz Odpowiedzialności RAM,
  • Zapotrzebowanie zasobów ludzkich – skład zespołu,
  • Zapotrzebowanie zasobów ludzkich – podwykonawcy niezbędni do realizacji zamówienia, zawarcie wstępnych umów z podwykonawcami,
  • Zapotrzebowanie sprzętowe – sprzęt niezbędny do realizacji zamówienia,
  • Zapotrzebowanie lokalowe – wstępne rozpoznanie dotyczące możliwości wynajęcia pomieszczeń na biuro nadzoru i noclegi pracowników nadzoru,
  • Sporządzenie budżetu Projektu i przewidywanego harmonogramu płatności.

Harmonogram pełnienia nadzoru inwestorskiego jest z konieczności pochodną harmonogramu Wykonawcy robót i nie może być planowany niezależnie.
Oferta po złożeniu podlega procedurze przetargowej. Wygranie przetargu uruchamia kolejną fazę Projektu.

FAZA III – Realizacja Projektu.

Realizacja Projektu najczęściej podzielona jest na 2 etapy:

1 miesiąc przed rozpoczęciem robót budowlanych.

W tym czasie dokonuje się:

  • przeglądu dokumentacji projektowej,
  • przeglądu dokumentów kontraktowych,
  • przeglądu decyzji administracyjnych, umów cywilno – prawnych, uzgodnień mających wpływ na realizację kontraktu,
  • inspekcji terenu budowy,
  • przygotowania, wraz z Inwestorem, dokumentów niezbędnych do przekazania placu budowy Wykonawcy robót budowlanych.

Efektem końcowym tego etapu jest Raport wstępny zawierający między innymi listę ryzyk dla realizacji Projektu inwestycyjnego.

Okres realizacji robót budowlanych.

W tym etapie do zadań nadzoru należy:

  • kontrola zgodności wykonywanych robót z dokumentacją projektową,
  • kontrola jakości wykonywanych robót,
  • kontrola przestrzegania przez Wykonawcę robót budowlanych przepisów BHP,
  • kontrola przestrzegania przez Wykonawcę robót budowlanych przepisów polskiego prawa,
  • kontrola postępu robót z odniesieniem do harmonogramu Wykonawcy robót,
  • przeciwdziałanie roszczeniom Wykonawcy robót i osób trzecich, związanych z Kontraktem,
  • rozpatrywanie i opiniowanie wprowadzenia zmian,
  • rozliczanie kolejnych etapów budowy,
  • reprezentowanie Inwestora w sprawach związanych z Kontraktem.

W trakcie okresu realizacji robót budowlanych przedstawiciel nadzoru inwestorskiego przekazuje Inwestorowi:

  • Raporty miesięczne – zawierające sprawozdanie z postępu robót budowlanych, uzyskiwanego poziomu jakości robót, dotyczące spraw finansowych oraz problemów w realizacji Projektu inwestycyjnego,
  • Raport techniczny – w przypadku wystąpienia potrzeby wprowadzenia zmian w Kontrakcie.

FAZA IV – Zakończenie Projektu.

Faza ta obejmuje okres gwarancyjny i rozliczenia Projektu inwestycyjnego. W tym etapie do zadań nadzoru należy:

  • przygotowanie inwestycji do odbiorów formalno – prawnych w oparciu o sporządzoną przez Wykonawcę robót budowlanych dokumentację,
  • dokonywanie okresowych przeglądów wykonanych robót i raportowanie Inwestorowi o ich stanie,
  • nadzorowanie i odbiór robót zaległych i wad,
  • rozliczenie końcowe Kontraktu,
  • udzielanie wsparcia Inwestorowi w przypadku nierozstrzygniętych na etapie realizacji robót budowlanych konfliktów,
  • przygotowanie dokumentów do ostatecznego zakończenia Kontraktu.

Na zakończenie przygotowywany jest Raport końcowy, w którym zawarte są:

  • dane z okresu realizacji budowy – założenia projektowe, organizację pracy Wykonawcy robót budowlanych i nadzoru inwestorskiego,
  • uwagi do wykonania głównych elementów robót,
  • wprowadzone zmiany do Kontraktu,
  • sprawy sporne pomiędzy Wykonawcą robót budowlanych a Inwestorem,
  • inne problemy wynikłe na etapie realizacji Projektu inwestycyjnego,
  • końcowe rozliczenie ilościowe wykonanych robót,
  • końcowe rozliczenie finansowe Umowy zawartej pomiędzy Inwestorem i Wykonawcą robót budowlanych,
  • uwagi i wnioski z przebiegu realizacji Kontraktu.

Symptomy wskazujące na potrzebę utworzenia Pracowni Zespołów Nadzoru Inwestorskiego w Transprojekcie Gdańskim.

  • każdy zespół działa „w pojedynkę” wypracowując własną metodykę zarządzania Projektem,
  • brak wymiany doświadczeń pomiędzy zespołami,
  • brak jednolitych standardów działania,
  • brak standaryzacji dokumentów do obsługi projektów,
  • brak zbierania informacji o stanie projektów,
  • brak organizowania szkoleń dla zespołów projektowych,
  • brak zorganizowanej formy doradztwa w zakresie technicznym i formalno-prawnym związanym z realizacją projektów,
  • brak jednolitego oprogramowania wspomagającego realizację projektów,
  • brak działań mających na celu pozyskanie i szkolenie nowych pracowników do pracy w nadzorze,
  • brak procedury zbierania „lessons learned” po zakończeniu projektu,
  • brak identyfikacji, klasyfikacji oraz analizy potencjalnych ryzyk na podstawie doświadczenia zebranego we wcześniejszych projektach,
  • brak metodyki przygotowywania ofert w oparciu o dane zebrane z projektów zrealizowanych i będących w trakcie realizacji.

„Gdzie jesteśmy”?

Wobec zwiększającej się liczby realizowanych równolegle projektów na pełnienie nadzoru inwestorskiego, zarządzający firmą, Dyrektor postanowił zreorganizować działalność firmy związaną z pełnieniem nadzoru inwestorskiego powołując Pracownię Zespołów Nadzoru Inwestorskiego. Pracownia ta ma, w zamyśle, przejąć całokształt spraw związanych z nadzorami inwestorskimi. Schemat organizacyjny firmy „przed” i „po” pokazano na Rysunkach 1 i 2 w Rozdziale 1. Wstęp.

W chwili obecnej każdy z kierowników projektu (w zależności od warunków umowy zwany Inżynierem, Inżynierem Kontraktu, Inżynierem Rezydentem lub Koordynatorem nadzoru inwestorskiego) realizuje projekt niezależnie, w oparciu o swoje bogate doświadczenie zawodowe zdobyte w budownictwie drogowym lub mostowym. W zakresie metodyki zarządzania projektem opiera się na procedurach ujętych w „Warunkach Kontraktu na budowę dla Robót Budowlanych i Inżynieryjnych Projektowanych przez Zamawiającego” (FIDIC). W pozostałym zakresie wykorzystuje własne doświadczenie i intuicję.

Wobec coraz wyższych wymagań Inwestorów oraz pozabudżetowych instytucji finansujących inwestycje jak również precyzyjnego realizowania robót budowlanych zgodnie z umową przez firmy wykonawcze potrzebne staje się stworzenie w firmie jednolitej metodyki pełnienia nadzoru inwestorskiego na bazie dotychczasowych doświadczeń. Metodyka ta, poza usprawnieniem całego procesu, ma zapewnić utrzymanie dotychczasowych, dobrych relacji z Inwestorami (klientami) oraz ograniczyć do minimum ryzyko popełnienia błędu – niedopełnienia obowiązku.

Transprojekt Gdański Sp. z o.o. – „Dokąd zmierzamy?”, „Jak tam dotrzemy?”

Celem utworzenia Pracowni Zespołów Nadzoru Inwestorskiego jest zarządzanie portfelem projektów na pełnienie nadzoru inwestorskiego. Tworzenie Pracowni, z uwagi na szeroki zakres zagadnień do zrealizowania, należy podzielić na etapy:

ETAP I.

Jako najpilniejsze zadania do zrealizowania w I etapie należy uznać:

  • opracowanie ogólnej metodyki zarządzania projektami,
  • opracowanie list kontrolnych dla kolejnych etapów realizacji projektu,
  • opracowanie standardowych druków wykorzystywanych w trakcie realizacji projektu na linii Inżynier – Inwestor, Inżynier – Wykonawca robót,
  • stworzenie procedury przekazywania zbiorczego zestawienia poniesionych kosztów na linii księgowość firmy – PMO – PM,
  • kontrola poniesionych kosztów w stosunku do założeń ofertowych,
  • pozyskanie i przeszkolenie nowych pracowników do pracy w nadzorze inwestorskim,
  • tworzenie bazy danych do przygotowywania ofert przetargowych.

ETAP II.

Po wdrożeniu zadań opracowanych w I etapie należy przejść do szerszych działań, które będą docelowo należały do zadań Pracowni:

  • monitorowanie realizowanych projektów polegające na zbieraniu informacji o stanie projektów połączone z prowadzeniem skróconej dokumentacji tych projektów, stworzenie programu przeglądów projektów,
  • organizowanie szkoleń z zakresu zarządzania projektami dla zespołów projektowych, rekomendowanie i wdrażanie zmian i ulepszeń do aktualnej metodyki,
  • rozwijanie standardów i szablonów na bazie doświadczenia zdobywanego
  • w kolejnych projektach,
  • konsultacje i doradztwo dla zespołów projektowych w zakresie zarządzania projektami jak również w zakresie technicznym i formalno-prawnym,
  • pomoc przy rozpoczynaniu i kończeniu projektów,
  • zarządzanie zasobami ludzkimi potrzebnymi do realizacji projektów, pozyskiwanie nowych pracowników, wspieranie rozwoju kariery członków zespołów,
  • zarządzanie zasobami sprzętowymi i środkami transportu, inwentaryzacja zasobów i określanie nowych potrzeb,
  • poszukiwanie, ocena i selekcja oprogramowania pomagającego w realizacji projektów,
  • tworzenie dokumentacji zgromadzonego doświadczenia i jej upowszechnianie; w dokumentacji tej należy gromadzić zarówno pozytywne jak i negatywne przykłady,
  • opracowywanie list potencjalnych ryzyk zarówno dla projektów na pełnienie nadzoru inwestorskiego jak i projektów inwestycyjnych wraz z ich klasyfikacją i oceną oraz analizą prawdopodobieństwa i skutków ich wystąpienia a także sposobami zapobiegania im,
  • przygotowywanie strategii ofertowych, określanie elementów oferty, opracowywanie oceny ekonomicznej i finansowej oferty,
  • podejmowanie działań motywujących członków zespołów projektowych do jak najlepszej i zaangażowanej pracy,
  • prowadzenie analizy porównawczej zarządzania poszczególnymi projektami w firmie, a w przyszłości również z innymi organizacjami.

Ryzyka związane z tworzeniem pracowni:

  1. Opór ze strony organizacji firmy z uwagi na duży wpływ na układ sił.
  2. Menadżerowie Projektu (Inżynierzy Rezydenci) będą nadal pracować „po staremu”, nie będą chcieli wdrożyć się do nowego systemu.
  3. Popyt na usługi związane z pełnieniem nadzorów inwestorskich może się okazać mniejszy od spodziewanego.

Wnioski

Utworzenie Pracowni Zespołów Nadzoru Inwestorskiego jest działaniem mającym pozytywne znaczenie zarówno dla Zarządu firmy jak i dla zespołów realizujących projekty. Zarząd firmy będzie mógł stosunkowo szybko otrzymywać potrzebne dane i analizy dotyczące realizowanych i planowanych projektów przygotowane
w ujednolicony sposób. Otrzyma również zestawienie uzyskanych efektów projektów zakończonych. Pozwoli to na optymalne wykorzystanie posiadanych zasobów i skuteczne planowanie strategii rozwoju tej działalności w firmie.

Zespoły realizujące projekty otrzymają wsparcie, dzięki któremu będą mogły całą swoją aktywność poświęcić wykonywaniu zadań. Pracownia przejmie część działań, które dotychczas obciążały zespoły równocześnie dbając o udoskonalanie metodyki i narzędzi pracy. Możliwa stanie się wymiana doświadczeń pomiędzy poszczególnymi zespołami.

Na zakończenie chciałabym przytoczyć „dziesięć przykazań zarządzania projektami” podane przez Steve’a Gregerson, wiceprezesa ds. rozwoju produktów w firmie Metzeler Automotive Profile System, stanowiące podstawę doskonałego procesu zarządzania projektami i którymi również, w mojej ocenie, należy się kierować w pracy tworzonej Pracowni Zespołów Nadzoru Inwestorskiego:

  1. Będziesz korzystał ze wsparcia kierownictwa wyższego szczebla.
  2. Będziesz pracował wspólnie, w zespole.
  3. Będziesz szkolił ludzi swoich.
  4. Będziesz znał zadania swoje.
  5. Będziesz się porozumiewał.
  6. Będziesz brał udział w tworzeniu wartości dodanej.
  7. Będziesz śledził postępy swoje.
  8. Będziesz honorował decyzję o porzuceniu projektu twego.
  9. Będziesz we wszystkim brał pod uwagę możliwości swoje.
  10. Nie ustaniesz w doskonaleniu.
PODZIEL SIĘ
Redakcja 4PM.pl
Misją 4PM.pl jest pomaganie Project Managerom w ich codziennej pracy poprzez dostarczanie informacji i wiedzy z zakresu zarządzania projektami.

BRAK KOMENTARZY

ZOSTAW ODPOWIEDŹ