Techniki planowania wspierające metodykę PRINCE2 – Planowanie

0
1176

Planowanie dostarcza osobom zaangażowanym w projekt następujące informacje:

  • co jest wymagane
  • jak i przez kogo będzie to osiągnięte (jakie zasoby i sprzęt będą wykorzystane
  • kiedy to się stanie

W procesie tym wykorzystuje się planowanie oparte na produktach, narzędzie zalecane przez metodykę PRINCE2 TM. Jest to trzystopniowa, oparta na diagramach, technika prowadząca do ogólnego planu bazującego na wytwarzaniu i dostawach wymaganych wyników. Technika ta uwzględnia wymagane na wstępie produkty, wymagania jakościowe oraz zależności pomiędzy produktami.
Proces planowania odgrywa ważną rolę także w wielu innych podprocesach, takich jak:

  • Planowanie etapu inicjowania (PP6)
  • Planowanie projektu (IP2)
  • Planowanie etapu (ZE1)
  • Uaktualnianie planu projektu (ZE2)
  • Przyjmowanie grupy działań (WP1)
  • Opracowanie planu nadzwyczajnego (ZE6)

Określenie i Analizowanie Produktów (PL2)

Określając plan w kategoriach produktów, które mają być dostarczone, można łatwiej zarządzać i kontrolować wytwarzanie, jakość oraz przydatność tych produktów. Dodatkowo, po zdefiniowaniu wymaganych produktów, wszystkie osoby zaangażowane w projekt mogą zobaczyć i zrozumieć spodziewany wynik projektu [4].
Podproces ten podzielony jest na trzy kroki:
identyfikacja produktów specjalistycznych i zarządczych
opis produktów wraz z wymaganiami jakościowymi
uporządkowanie produktów w kolejności ich powstawania

Diagram struktury produktów (PBS, Product Breakdown Structure)

Diagram struktury produktów to jedna z nielicznych technik wymaganych przez metodykę PRINCE2TM. Jest to hierarchiczne przedstawienie wszystkich produktów, które mają być wytworzone w ramach planu.  Celem tej techniki jest:

  • Identyfikacja produktów które mają być wytworzone lub uzyskane w projekcie
  • Określenie dodatkowych produktów potrzebnych do wytworzenia produktu głównego
  • Wypracowanie najlepszego pogrupowania tych produktów

Dla każdego produktu powinien zostać  stworzony opis produktu, definiujący cel i funkcję produktu oraz jego kryteria akceptacji. W projekcie PRINCE2 wyróżnia się dwa rodzaje produktów:

  • produkty specjalistyczne
  • produkty zarządcze

Tworząc strukturę produktową zaczyna się od ustalenia produktu projektu i dekompozycji na podprodukty. Następnie analizuje się jakie czynności należy wykonać, aby wytworzyć dane produkty. Planuje się do poziomu pakietów roboczych, czyli zestawu informacji dotyczącego wytworzenia jednego lub większej ilości produktów (zawiera on opis produktu, ograniczenia dotyczące czasu i kosztów produkcji, przypisanie zasobów). W efekcie powstaje hierarchia prac niezbędnych do wykonania w projekcie. Kryteriami poprawności struktury produktowej są:

  • kompletność
  • możliwość jednoznacznego przypisania odpowiedzialności za wykonanie
  • niezależność od innych elementów

Opisy produktów

Jasny, kompletny i jednoznaczny opis produktu stanowi ogromną pomoc przy jego tworzeniu. Opis taki zawiera informacje o zastosowaniu produktu oraz szacunkowy  koszt jego wytworzenia. W projekcie powinien istnieć co najmniej opis produktu końcowego projektu, ale wskazane jest również opisanie wszystkich produktów cząstkowych. Opis produktu powinien zawierać:

  • zastosowanie produktu
  • kompozycję produktu (opis wszystkich części z jakich składa się produkt)
  • pochodzenie produktu (zostanie wykonany na podstawie specyfikacji, kupiony, pozyskany od innego działu w firmie)
  • kryteria jakości dla tego produktu
  • metody zapewnienia jakości produktu

Diagram następstwa produktów (Product Flow Diagram)

Diagram następstwa produktów pokazuje kolejność produkowania oraz wzajemne zależności pomiędzy produktami wymienionymi w strukturze projektowej. Jest to jedna z technik zalecanych przez PRINCE2. Jest to ostatnie zadanie w planowaniu zorientowanym na produkty. Poprzedza ono proces określenia działań i współzależności (PL3).

W technice tej każdy produkt które ma być wytworzony jest przedstawiany jako prostokąt. Strzałki łączące prostokąty pokazują sekwencję realizacji produktów. Produkty które już istnieją lub są poza kontrolą tego projektu powinny być przedstawione jako elipsy. Diagram rozpoczyna się od produktów które są dostępne na początku planu i kończy się na głównym produkcie planu.

Określenie Działań i Współzależności (PL3)

Zidentyfikowanie produktów może być niewystarczające dla celów harmonogramowania i kontroli. Należy określić działania konieczne do dostarczenia każdego z produktów, aby uzyskać pełniejszy obraz planowanej pracochłonności. Danych wejściowych dla tego podprocesu dostarcza diagram następstwa produktów, stworzony w podprocesie określenie i analizowanie produktów (PL2). Podczas identyfikacji działań może okazać się, że potrzebne jest wytworzenie dodatkowych produktów. Wtedy należy powtórzyć proces analizy produktów. W tym podprocesie wyróżnia się trzy kroki:

  • identyfikacja wszystkich działań potrzebnych do wytworzenia produktów
  • określenie współzależności pomiędzy działaniami
  • zapewnienie że zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne zależności w projekcie są wzięte pod uwagę

Dekompozycja (Decomposition)

W kontekście procesu określania działań technika dekompozycji polega na podziale pakietów roboczych projektu na mniejsze, łatwiejsze w wykonaniu elementy składowe zwane działaniami.

Planowanie kroczące (Rolling Wave Planning)

Struktura podziału pracy i katalog struktury podziału pracy odzwierciedlają ewolucję zakresu projektu następującą w miarę jego uszczegóławiania aż do osiągnięcia poziomu pakietu roboczego. Planowanie kroczące jest formą stopniowego doprecyzowywania w ramach planowania. W tym wypadku prace, które mają być zrealizowane w najbliższej przyszłości, planuje się szczegółowo na najniższych poziomach struktury podziału pracy, natomiast prace bardziej odległe w czasie określa się za pomocą elementów składowych struktury podziału pracy znajdujących się na relatywnie wyższych poziomach. Kiedy dobiega końca praca wykonywana w danym okresie sprawozdawczym, opracowuje się szczegółowy plan prac przewidzianych na następny lub dwa następne okresy sprawozdawcze. Dlatego działania mogą występować na różnych poziomach szczegółowości w czasie cyklu życia projektu. Na początkowych etapach planowania strategicznego, kiedy posiadane informacje są mniej precyzyjne, działania można pozostawić na poziomie kamieni milowych.

PODZIEL SIĘ
Redakcja 4PM.pl
Misją 4PM.pl jest pomaganie Project Managerom w ich codziennej pracy poprzez dostarczanie informacji i wiedzy z zakresu zarządzania projektami.

BRAK KOMENTARZY

ZOSTAW ODPOWIEDŹ