Ujarzmić czas, czyli jak nim zarządzać, aby mieć go jak najwięcej

0
1292

Czas jest nieubłagalny, nie można go zatrzymać ani kupić za żadne pieniądze. Podejrzewam, że przekonali się o tym wszyscy na własnej skórze na pewno nie raz. Sam też tego ostatnio doświadczyłem, dlatego postanowiłem przytoczyć kilka efektywnych sposobów na zarządzanie czasem, które mi osobiście pozwoliły lepiej zagospodarować wolny czas.

Czas jak pieniądz, nie wiadomo kiedy i gdzie znika

Często pod koniec miesiąca odkrywamy, że w naszym portfelu nie ma wystarczających funduszy na kolejne wydatki, a przecież nie kupiliśmy w tym miesiącu nic wielkiego. Pojawia się więc pytanie, gdzie w takim razie są pieniądze. Z czasem jest tak sam. Siadamy do wykonania zadania, ale po drodze wypijemy herbatkę, obejrzymy dziennik telewizyjny, porozmawiamy z dziećmi i zanim się obejrzymy, to już powinniśmy się kłaść spać, aby rano być wypoczętym w pracy.

Wskazówka: zanotuj swoją tygodniową aktywność i sprawdź na co przeznaczasz najwięcej czasu. Wyeliminuj ze swojej listy tzw. „pożeracze czasu”, a na pewno znajdziesz kilka dodatkowych chwil na wykonanie niezbędnych zadań.

Lista „to do”

Wychodząc na większe zakupy zazwyczaj wypisujemy sobie na żółtych karteczkach, jakie produkty należy kupić. Przechodząc alejkami supermarketu powoli zapełniamy koszyk i tym samym odznaczamy na liście zakupów kolejne produkty. Tak samo jest z zadaniami. Każdego dnia pojawiają się nowe zadania i czasami jest ich po prostu tyle, ze ciężko jest o nich wszystkich pamiętać, a co dopiero zrealizować.

Wskazówka: noś ze sobą kalendarz i wpisuj w nim zadania do wykonania danego dnia. Pozwoli to Tobie, w każdej chwili, wrócić do listy zadań na dany dzień i na organoleptyczne stwierdzenie ile jeszcze nam pozostało do zrobienia.

Priorytety są najważniejsze

Spośród  wielu zadań do wykonania, nie wszystkie na pewno mają taki sam priorytet. Niektóre można wykonać w późniejszym terminie, a inne po prostu są bo są, a ich realizacja nie przynosi żadnych profitów. Ważne jest, by potrafić rozróżniać zadania pilne od niepilnych i ważne od nieważnych. Autorem takiego rozwiązania i świetnym menadżerem swojego czasu jest były amerykański prezydent Dwight Eisenhower. Macierz ta swoją budową przypomina układ współrzędnych i dzieli przestrzeń na 4 ćwiartki, co pokazano na rysunku 1. Na osi X jest pilność zadania, natomiast na osi y jego ważność.

Rys. 1. Macierz Eisenhowera (oprac. własne)
Rys. 1. Macierz Eisenhowera (oprac. własne)

W pierwszej ćwiartce są zadania ważne i pilne, czyli takie których realizacja jest na wczoraj, są to pożary, które trzeba ugasić jak najszybciej.

W drugiej ćwiartce są zadania ważne i niepilne, czyli takie których realizacja nie jest pod presją czasu. Są one ważne ze względu na ich priorytet np. budowanie związku, planowanie czy zapobieganie.

W ćwiartce trzeciej są zadania nieważne i pilne, czyli takie, które trzeba wykonać często na teraz, lecz często są one błahe.

W ostatniej, czwartej, ćwiartce są zadania nieważne i niepilne, czyli pożeracze czasu.

Wskazówka: wypisując listę zadań do wykonania zaznacz te ważniejsze i pilniejsze np. wykrzyknikiem lub napisz je większymi literami, abyś po otworzeniu kalendarza od razu wiedział, jakie zadanie do wykonania jest najważniejsze w danym dniu.

Weryfikacja zadania

Zadań do wykonania jest bardzo wiele, dlatego warto zastanowić się nad sposobem ich realizacji i weryfikacją postawionego na początku celu. Warto pamiętać, że cel zadania powinien być SMART, czyli:

  • S – szczegółowy, powinien być dokładnie określony;
  • M – mierzalny, jego efekt powinien być zmierzony za pomocą jednostek liczbowych;
  • A – ambitny, powinien motywować zespół do działania;
  • R – realny, powinien być osiągalny i możliwy do realizacji;
  • T – terminowy, powinien posiadać określone ramy czasowe.

Wskazówka: zanim podejmiesz się realizacji kolejnego zadania, zastanów się jaki cel chcesz osiągnąć i jak możesz zmierzyć jego wykonalność. Pamiętaj, aby cel spełniał koncepcję SMART.

Heureka Archimedesa

Znana jest scena, w której grecki filozof i matematyk Archimedes zastanawiając się w wannie nad rozwiązaniem zagadki powierzonej mu przez króla, nagle wyskoczył z niej krzycząc „heureka, heureka” (z gr. znalazłem) zachwycony swoim odkryciem, dziś definiowanym jako prawo wyporu. Błyskotliwe pomysły mają to do siebie, że przychodzą do głowy w najmniej oczekiwanym momencie i często są wywoływane chwilą i impulsem.

Wskazówka: zawsze noś ze sobą notes i długopis, ponieważ nie wiadomo kiedy wpadniesz na rozwiązanie swojego problemu, zadania lub na genialny pomysł na biznes.

Czasem warto powiedzieć „NIE”

Często zdarza się, że mimo iż sami jesteśmy zajęci realizacją naprawdę ważnego zadania, którego termin jest „na wczoraj” to poproszeni o pomoc, czasem niechętnie, udzielamy jej. Zdekoncentrowani oderwaniem od pracy, wykonujemy dodatkową czynność często niedbale, czego konsekwencją są konflikty i niewykonanie zadania pilnego, którego termin niestety, ale będziemy musieli znowu przełożyć.

Wskazówka: realizując zadania czasem warto zamknąć się w swoim biurze i skoncentrować wszystkie swoje myśli na jak najlepszym wykonaniu danego zadania. I nie bójmy się wtedy powiedzieć „Nie”, bo lepiej zrobić coś później i dobrze, niż teraz i byle jak.

Nie łap wszystkich srok za ogon

Ciężko jest być pianistą, skrzypkiem, wiolonczelistą i dyrygentem, i wszystkie te czynności wykonywać w tym samym czasie, w jednym chórze. Warto skupić się na jak najlepszym wykonaniu powierzonych nam zadań wg kolejności, którą określiliśmy wcześniej ustalając priorytety poszczególnych zadań.

Wskazówka: skup się na jednym konkretnym zadaniu, jeśli jest ono długofalowe to dopiero po jego zakończeniu zajmij się kolejnymi zadaniami.

Wydajność ma znaczenie

Ostatnimi czasy bieganie stało się bardzo popularną formą spędzania wolnego czasu. Śmiało można powiedzieć, że biega cała Polska. Jednak najlepsze wyniki osiągają sportowcy, którzy mają dobrą wydajność, czyli praca ich wszystkich narządów ma najlepszy stosunek do energii wykorzystanej na ukończenie biegu do całkowitej możliwej energii. Organizm ludzki pracuje na różnym obrotach w zależności od pory dnia i zmęczenia. Na rys. 2. przedstawiono wydajność pracy przeciętnego człowieka.

Rys. 2. Krzywa wydajności na podstawie REFA (Komisji Badań Nad Pracą); Lothar J. Seiwert (1998) "Jak organizować czas"
Rys. 2. Krzywa wydajności na podstawie REFA (Komisji Badań Nad Pracą); Lothar J. Seiwert (1998) „Jak organizować czas”

Wskazówka: poznaj samego siebie. Gdy jesteś u szczytu swojej wydajności skup się na zadaniach ważnych i pilnych. Pamiętaj, że bardziej od ilości poświęconego na zadanie czasu, liczy się jego jakość, dlatego zaplanuj realizację zadań zgodnie z samym sobą.

Zlecaj zadania

Pracując w grupie na stanowisku kierowniczym ważnym jest, aby potrafić odpowiednio wykorzystać zasoby ludzkie. Praca w grupie ma to do siebie, że na sukces projektu pracuje cały zespół, a nie pojedyncze jednostki.

Wskazówka: jeśli jesteś kierownikiem projektu, nie bój się zlecać swoich niektórych zadań członkom swojego zespołu. Dzięki temu zyskasz nieco więcej czasu na zadania ważniejsze i pilniejsze, a jednocześnie osoba „nagrodzona” takim zadaniem poczuje się doceniona.

Mam nadzieję, że tych kilka prostych sposobów na zarządzanie własnym czasem, pozwoli Wam, na lepsze gospodarowanie czasem, którego i tak jest niewiele.

PODZIEL SIĘ
Jakub Szczepkowski
Absolwent automatyki i robotyki na Politechnice Gdańskiej, stypendysta Blekinge Institute of Technology oraz absolwent podyplomowych studiów z Project Management na SGH w Warszawie. Laureat ogólnopolskich konkursów Young Project Management Program 2012 oraz Project Master 2013 w kategorii "Najlepsza praca podyplomowa". Posiada certyfikat PRINCE2 Practitioner, IPMA level D oraz ITIL Foundation. Aktywny działacz studencki. Na swoim koncie ma organizację kilkunastu dużych projektów studenckich. Instruktor żeglarstwa, pasjonat podróży oraz I tenor w Chórze Akademickim UMK w Toruniu.

BRAK KOMENTARZY

ZOSTAW ODPOWIEDŹ