Wzrost zawiłości procesów zachodzących w organizacji powoduje, że zarządzanie projektami staje się coraz bardziej popularne w polskich firmach. W związku z tym, rośnie zainteresowanie narzędziami informatycznymi i wszelkimi aspektami z nimi związanymi, jak na przykład poprawne wdrożenie ich do organizacji.

Niestety kierownictwo często rozpatruje narzędzia informatyczne jako sposób na automatyczne rozwiązanie problemów, z którymi borykają się osoby odpowiedzialne za projekt w danej organizacji. Jest to jedno z podstawowych zagrożeń, które pojawia się w tym procesie. Właściwa implementacja narzędzia jest kluczem do jego poprawnego funkcjonowania.

Pierwszą rzeczą jaką powinniśmy zrobić, to zdefiniowanie problemów lub nieprawidłowości, które chcielibyśmy rozwiązać poprzez wdrożenie nowego narzędzia. Bez tego etapu nie jesteśmy w stanie wybrać dobrej opcji, ponieważ nie znając problemu, nie możemy znaleźć odpowiedniego rozwiązania. Po diagnozie sytuacji firmy, przychodzi czas na wybór osoby, która będzie odpowiedzialna za cały proces wdrożenia – w większych firmach jest to kierownik działu IT lub działu technicznego.

Trzecim krokiem i jednym z najważniejszych jest rozpoznanie potrzeb kierownika projektu, członków zespołu projektowego oraz uwzględnienie specyfiki projektu. Jest to równie istotna kwestia, co rozpoznanie problemów firmy, ponieważ jeżeli nie uwzględni się potrzeb osób, które będą pracowały z danym narzędziem, to wdrożenie nie przyniesie efektów. Podobnie jest ze specyfiką projektu. Do zawiłych przedsięwzięć nie zastosujemy oprogramowania, które ma podstawowe funkcje. Efektem będzie zmniejszenie efektywności zespołu, a zamierzeniem jest jego podniesienie.

Po dokonaniu oceny dostępności zasobów, które możemy przeznaczyć na cały proces wdrożenia, przechodzimy do etapu badania rynku – analizujemy dostępną ofertę narzędzi informatycznych, która aktualnie jest bardzo szeroka. Znalezienie odpowiedniej aplikacji nie powinno stanowić zatem żadnego problemu. Przed właściwym etapem wdrożenia, powinny zostać przeprowadzone szkolenia wszystkich pracowników, którzy z danym oprogramowaniem będą mieli styczność. Istotną kwestią jest także import danych do nowego narzędzia, aby została zachowana ciągłość pracy. Szkolenia pomogą w zmniejszeniu oporu pracowników wobec zmiany, która nadchodzi.

Po implementacji narzędzi informatycznych należy pamiętać o ostatnim etapie, jakim jest wsparcie powdrożeniowe. To od niego zależy, czy nasze wysiłki podjęte na wdrożenie oprogramowania przyniosą efekty. Ten etap jest bardzo często pomijany, ponieważ nie zostały na niego zabezpieczone środki finansowe lub po prostu kierownictwo uznaje to za zbędne. A jednak, pomijanie tej części jest częstą przyczyną nieutrzymania zmiany. Za wsparcie powdrożeniowe uznaje się dodatkowe szkolenia pracowników, dostosowywanie narzędzia, naprawę błędów oraz utrzymanie licencji. Za tę część procesu także powinna zostać wybrana osoba odpowiedzialna.

Należy również pamiętać, że oprogramowanie ma być dostosowane do pracy osób, które będą z niego korzystać, a nie odwrotnie. W badaniu przeprowadzonym przez A. Lockwood w 2008 roku dla Project Management Institute, 50% respondentów będących kierownikami projektu, stwierdziło, że oprogramowanie, którego używają spełniło ich minimalne oczekiwania, ale nie jest tak bardzo użyteczne jakby tego chcieli. Warto zaznaczyć, że przed tym pytaniem, opiniodawców spytano o to, jakiego narzędzia używają i głównie był to Microsoft Project.

Niestety nie znalazłam aktualnych danych dla porównania, jak bardzo się to zmieniło. Możemy mieć nadzieję, że organizacje stały się bardziej świadome, wyciągnęły wnioski i zaczęły dostosowywać narzędzia do pracowników oraz projektów, które realizują, ponieważ jest to jeden z kluczowych czynników dzięki którym osiągniemy długookresowe korzyści.

Bibliografia:

  1. Brzozowski M., Kopczyński T., 2011, Metody zarządzania, Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu, Poznań
  2. Lockwood A., 2008, The Project Manager’s Perspective on Project Management Software Packages, Uniwersytet Avignon we Francji, Francja
  3. Petty A., 2014, Software Selection: Tips for Choosing Enterprise Innovation Software, http://www.business2community.com/business-innovation/softwareselection-tipschoosing-enterprise-innovation-software-01023243#0EzbOCulEgojvYRd.97
PODZIEL SIĘ
Agata Sołoduch
Agata Sołoduch studiuje na 4. roku zarządzania na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Interesuje się zarządzaniem projektami. Posiada certyfikat PRINCE 2 i IPMA Student. W ubiegłym roku obroniła pracę licencjacką nt. efektywności narzędzi informatycznych w zarządzaniu projektami.

2 KOMENTARZE

  1. […] Jesteśmy dumni, że możemy pochwalić sie artykułem napisanym przez członka SKN ASAP – Agatę Sołoduch. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak poprawnie wdrożyć narzędzia informatyczne w organizacji, to zapraszamy do lektury na portalu 4PM.PL […]

ZOSTAW ODPOWIEDŹ