1. Organizacja konferencji przez osoby bez wiedzy lub odpowiednich kompetencji

Wysoka jakość konferencji nieodwołalnie wiąże się z doświadczeniem i kompetencjami jej organizatorów. Oczywiście nie jest powiedziane, że ktoś, kto nigdy nie zajmował się eventami, nie jest w stanie zorganizować udanego wydarzenia – nie da się jednak ukryć, że jest to znacznie trudniejsze niż w przypadku osoby z doświadczeniem w branży.

Do najczęściej popełnianych błędów należy także trzymanie się utartych schematów. Jeśli wydarzenie jest cykliczne, stałe podążanie za tą samą formułą może znudzić uczestników, którzy zaczną poszukiwać nowych wydarzeń tego typu. Organizatorzy powinni więc pamiętać, że w branży eventowej należy stale śledzić nowości i szukać kolejnych, interesujących rozwiązań.

2. Utrudniony dojazd na konferencję

Innym, często popełnianym błędem przy organizacji konferencji jest niedostosowanie miejsca do rangi samego eventu.

Czy możemy wyobrazić sobie międzynarodową konferencję w mieście bez lotniska, autostrady i szybkiej kolei? Zapewne tak – pytanie tylko, czy wydarzenie takie nie zakończy się porażką. Ważni goście na pewno nie będą zainteresowani 12-godzinną jazdą pociągiem osobowym bez miejsca siedzącego. Nie przez przypadek dobre konferencje organizuje się w dużych miastach – takich jak np. Kraków czy Warszawa – bądź nieopodal węzłów komunikacyjnych. Czy więc nie ma szans na udaną konferencję w pięknym otoczeniu lasów, gór i jezior? Oczywiście jest – koniecznie jednak trzeba wtedy zadbać o zorganizowanie odpowiedniego transportu dla uczestników – mówi specjalista z firmy salerezerwacje.pl.

3. Nieskuteczna promocja wydarzenia

Kolejnym powszechnym błędem organizatorów konferencji jest niewłaściwe podejście do kwestii promocji i zapraszania gości. Informacje o naszym evencie powinny bowiem trafić do konkretnych osób, instytucji czy grup fachowców poprzez różne kanały – zarówno tradycyjne (poczta, telefon), jak i nowoczesne (mail, media społecznościowe, fora, blogosfera). Pozwoli to na zbudowanie naprawdę dużego potencjału intelektualnego i biznesowego, co od razu przełoży się na ocenę wydarzenia i jego skutki. Uznani specjaliści i branżowe gwiazdy ściągają bowiem innych ludzi, którzy mają coś do pokazania i powiedzenia.

4. Wynajem nieodpowiedniej sali konferencyjnej

Wielu organizatorów zapomina, że konferencja oznacza wiele godzin spędzonych w jednym miejscu. Dlatego też miejsce to musi być odpowiednio przygotowane na przyjęcie gości. Niezbędne jest odpowiednie wyposażenie techniczne – jak wygodne krzesła, rzutniki, mikrofony, głośniki, gniazdka czy Internet. Nie możemy jednak zapominać też o takich kwestiach jak odpowiednie oświetlenie, przestronność, jakość i czystość węzła sanitarnego czy też klimatyzacja. Ponadto zawsze warto dobrze policzyć, jak duża sala jest nam potrzebna – olbrzymie aule z kilkunastoma gośćmi nie prezentują się korzystnie, tak jak zatłoczone ponad stan sale konferencyjne – dodaje specjalista z salerezerwacje.pl.

5. Zaniedbanie cateringu i noclegów dla gości

Ostatnim błędem, który może pogrzebać dobre wrażenie powstałe podczas prelekcji, jest złe podejście do zagadnienia tzw. usług dodatkowych. Oczywistym jest, że nie zawsze organizatorów stać na wynajęcie najlepszych hoteli czy restauracji. Ważne jednak, by zapewnić co najmniej minimum w postaci kawy, herbaty, wody oraz przekąsek, a do kwestii noclegów i obiadów podejść racjonalnie. Goście oczekują bowiem smacznych posiłków i schludnego hotelu. Doskonały catering nie przykryje brudnego pokoju bez łazienki – i odwrotnie. Warto więc dobrze przemyśleć, jakie są nasze priorytety i przede wszystkim zadbać o to, by wszystko było na przyzwoitym poziomie – jeśli na to starczy nam środków, to dopiero powinniśmy zacząć myśleć o ponadprzeciętnych atrakcjach.

Czy podczas przygotowania konferencji można popełnić tylko 5 błędów? Oczywiście nie – lista jest o wiele dłuższa. Chcieliśmy jednak wskazać, które błędy zdarzają się najczęściej i jakie niosą ze sobą skutki. Warto zadbać o wszystkie wymienione aspekty – w ten sposób znacząco zminimalizujemy ryzyko niepochlebnych opinii po konferencji.

Więcej o eventowych błędach możesz przeczytać tutaj.

PODZIEL SIĘ
Redakcja 4PM.pl
Misją 4PM.pl jest pomaganie Project Managerom w ich codziennej pracy poprzez dostarczanie informacji i wiedzy z zakresu zarządzania projektami.

BRAK KOMENTARZY

ZOSTAW ODPOWIEDŹ